Guide d'utilisation de la Maxi GPF

Rôle : Gestionnaire de la Chaîne Comptable et Financière DGNUM (Alternance)

Ce rôle implique le suivi et la sécurisation du processus de facturation fournisseurs, la participation aux clôtures comptables, la gestion des petites pièces (PPU), la création de tableaux de suivi des commandes et le traitement spécifique des factures de voyages.

1. Suivi et Sécurisation du Processus de Facturation Fournisseurs avec MAXI GPF

Le gestionnaire assure le bon déroulement du cycle de traitement des factures, de la réception au paiement, en collaboration avec les départements de contrôle de gestion (UT, STADD, MOTEC, SPI, MATIS).

1.1. Tâches Principales

• Coordination du traitement des factures : Organisation et participation aux réunions de suivi, identification des points de blocage et répartition des responsabilités.

• Suivi du portefeuille fournisseurs : Mise à jour et surveillance des factures (validées, bloquées, en litige, en retard) pour anticiper les problèmes et relancer les interlocuteurs.

• Lien entre départements de gestion et comptabilité : Assurer la transmission fluide des informations.

1.2. Utilisation de MAXI GPF

MAXI GPF (Gestion Prévisionnelle des Factures) est un outil web centralisant les factures comptables. Il facilite la communication entre la comptabilité et les acteurs du processus d'achat, assurant le paiement des factures dans les délais.

Chaque matin, il est impératif de générer le fichier Maxi pour les réunions. L'outil permet de :

• Suivre l'état des factures.

• Identifier les pièces à traiter en priorité.

• Détecter les retards de paiement et les litiges.

1.3. Priorités Quotidiennes avec MAXI GPF

• Vérifier la mise à jour de la Maxi.

• Contrôler le niveau de retard DGNUM.

• Mettre à jour la Maxi quotidiennement en fonction des changements (commentaires ERP).

• Contrôler les commentaires dans la Maxi pour identifier les responsabilités (CSP Comptable/DGNUM).

• Identifier les pièces sans numéro de CDA pour obtenir le numéro de DPT et les pièces voyages.

1.4. Contrôle du Statut des Pièces dans l'ERP

Le statut des pièces dans l'ERP (logiciel comptable) est crucial :

• En Cours : Pièce en attente de traitement.

• Recycler :

  • Pièce non enrichie : Récemment intégrée ou manque d'information.

  • Imputable, Exception, Imputée : Problème lié aux commandes (pas de n° de CDA, sous-traitant/co-traitant non déclaré, avenant, statut de commande incorrect).

  • Imputable, Rapproché, En attente : En attente d'approbation pour le "Bon à Payer" (BAP).

  • Imputable, Rapproché, Approuvé imputé : BAP validé.

1.5. Fichier MAXI GPF – Power BI

Le fichier Power BI est regroupé dans un fichier Excel remanié pour la DGNUM par département. La Maxi GPF facilite la coordination entre la comptabilité et les acteurs de l'achat (CGO, CP, réceptionnaire) pour le règlement des factures fournisseurs.

1.6. Utilisation du SharePoint et Paramétrage du Power BI – Ma MAXI

Le SharePoint contient plusieurs dossiers :

• APPLICATION MAXI GPF : Accès à la Maxi GPF et au tableau de bord.

• Mo’Op Maxi GPF : Mode d’emploi, simplification du processus, réception dans l’ERP, PSFOUR.

• Tuto Vidéo.

• POWER BI Facturation.

• Base Contact : Adresses génériques des DTA.

1.7. Définir le Périmètre de Travail

Pour un tableau de bord efficace, il faut définir le périmètre de travail (ex: BU PO 32524 - DG NUM).

1.8. Tableau de Bord – 32524 _ DG NUM

Permet de visualiser rapidement :

• Un état détaillé des pièces à traiter en priorité.

• Les retards de paiements par action à mener.

• Le Top 10 des pièces en retard et le top des priorités.

Ces données sont transposables dans la Maxi GPF via des liens pour obtenir les numéros de pièces concernées.

• Un état des nouveautés, échecs de réception et pièces sans contact achat.

• Pièces sans contact achat : Pièces avec un numéro de CDA invalide, au mauvais statut ou ER14, à enrichir sans numéro de CDA.

• Mes nouveautés : Nombre de factures arrivées dans la Maxi GPF depuis la dernière connexion.

• Échecs de réceptions : Pièces pour lesquelles l’ordre de réception via l’application Maxi GPF n’a pas abouti.

1.9. POWER BI _ Ma MAXI

Critères à sélectionner chaque matin pour visualiser toutes les pièces du périmètre 32524 :

• Pièces par défaut/toutes les pièces : Choisir "Toutes les pièces" pour une vue complète.

• Personnalisation des colonnes de la Maxi GPF : Sélectionner les colonnes nécessaires et les organiser. Cette personnalisation doit être enregistrée.

1.10. Export des Pièces par Échéances, Priorité, Montant

Il faut réaliser 5 exports de la Maxi GPF Power BI vers Excel, en respectant une limite de 500 pièces par export. Utiliser les filtres par échéances, priorité, et montant.

1.11. Mise à Jour du Fichier MAXI GPF sur SharePoint

Le fichier est mis à disposition des CGO sur le SharePoint chaque matin.

• Création du fichier du jour / Archivage de celui de J-1 : Ouvrir le fichier Excel de J-1, le renommer à la date du jour, et archiver l'ancien.

• Mise à jour des onglets Principaux :

  • Onglet MAXI GPF J-1 : Supprimer les données et copier/coller les valeurs de l'onglet Data pour conserver l'historique.

  • Onglet Data : Supprimer les données du jour précédent (sauf ligne Titre et colonnes W à AA). Copier/coller les données des fichiers Excel exportés. Déployer les formules en W à AA.

• Autres Onglets :

  • Onglet Doublon : Vérifier l'absence de doublons après le cumul des fichiers exportés en actualisant le TCD. Supprimer les lignes en trop si des doublons sont identifiés.

  • Mettre à jour la colonne L (remplacer 0 par 1 automatiquement).

  • Mettre à jour la colonne AC (si "Traitement comptable - Enrichissement Maxi GPF" en colonne M, remplacer les vides par "CSP Compta").

2. Participation aux Clôtures Comptables Mensuelles

La clôture mensuelle permet d’arrêter les comptes à la fin de chaque mois. Des explications détaillées seront fournies lors de la formation.

3. Gestion des Petites Pièces (PPU)

Une PPU (Paiement Pièce Unique) est une procédure de traitement comptable pour les factures de moins de 50 000 € ne nécessitant ni contrat, ni commande, ni réception. Elle s’applique aux dépenses exceptionnelles et non récurrentes (repas, formation, séminaire, cadeau).

• Le fournisseur ne doit pas être référencé dans l’ERP.

• La facture doit être unique (1 PPU = 1 facture).

3.1. Procédure de Traitement PPU

1. Vérifier l’éligibilité de la dépense au format PPU (fournisseur non référencé, nature de la dépense autorisée).

2. Réunir et contrôler les pièces justificatives obligatoires :

   • Facture au nom de SNCF Réseau.

   • RIB, K-bis, SIREN du fournisseur.

   • Détails selon le type de dépense (liste des participants, objet du séminaire, programme, etc.).

4. Création de Tableaux de Suivi des Commandes

Mettre à disposition des contrôleurs de gestion des tableaux de suivi détaillés pour visualiser le lien entre les pièces comptables (factures) et les réceptions associées pour une commande donnée. Ces tableaux facilitent le contrôle et la justification des dépenses pour les commandes importantes.

5. Traitement Spécifique des Factures de Voyages

Assurer le traitement comptable spécifique des factures liées aux déplacements professionnels (hébergements, repas, transport) en lien avec les prestataires (Vairon, Compass, Elior, Orfea, Total) et les utilisateurs internes. Ces factures nécessitent une validation manuelle par les utilisateurs avant enregistrement dans l’ERP. Le traitement se fait à l'aide du fichier de la Maxi.

Les pièces voyages sont notamment celles d'Elior, Vairon et Compass.

6. Informations Complémentaires

• Factures échues : Factures dont les délais de paiement sont dépassés (normales, non prioritaires, prioritaires).

• Escalade : Traitement par le robot.

• Demander le Reporting Amadou.

• Les OD de redressements.

Préambule de l'Outil Maxi GPF

L'outil Maxi GPF facilite la communication entre la comptabilité et les différents interlocuteurs du processus d'achat. Cette communication est essentielle pour payer les factures des fournisseurs dans le délai contractuel imparti, ce qui est un enjeu majeur pour l'entreprise.

1. Zone de Pilotage

La Gestion Prévisionnelle des Factures est copilotée par :

• Pilotage par DTA : Découpé en 4 zones (Atlantique, Nord Est Normandie, Sud Est Méditerranée, Ile de France).

• Pilotage Optim Service : Regroupe toutes les entités non sous pilotage DTA.

Le fichier "Base Contacts" permet de connaître sa zone de pilotage par BU PO.

2. Habilitation

Une habilitation est nécessaire pour accéder à l'outil et attribuer un profil déterminant les actions possibles :

• Utilisateur

• Pilote Achat : Réservé aux équipes de suivi de facturation des DTA.

• Comptable : Réservé aux comptables Optim Service.

• Pilote Comptable : Réservé aux managers Optim Service.

• Administrateur

Une demande d'habilitation se fait via un formulaire, et un accusé de réception est envoyé une fois la demande traitée.

3. Accès à l'Outil

L'application Maxi GPF est une application web sécurisée nécessitant :

• Une connexion internet.

• Un accès au réseau SNCF (par VPN).

• Un navigateur homologué par SNCF (Chrome, Edge, Firefox).

Adresse de connexion : https://dwa.reseau.sncf.fr/maxigpf/

Navigation et Périmètre

1. Définir les Périmètres

Pour un tableau de bord efficace, il faut définir son périmètre de travail. Cliquer sur son nom pour ajouter un nouveau périmètre.

Il est possible d'ajouter autant de périmètres que souhaité et de les enregistrer. Une animation ponctuelle est proposée dans le bandeau noir et peut être activée/désactivée.

Comprendre les choix proposés :

• Métier : Direction d'appartenance.

• Zone : Zone de pilotage de la Maxi GPF (DTA ou Optim Service).

• BU PO : Numéro de BU PO associé au nom de l'établissement dans l'ERP.

• Groupe achat : Celui de l'habilitation ERP.

Il n'est pas nécessaire de compléter toutes les informations, l'outil affine les propositions. Il est recommandé de définir le niveau le plus fin possible.

Le nom donné au périmètre est visible uniquement par l'utilisateur et doit être explicite pour des sélections rapides. Il est possible de modifier, supprimer ou créer des périmètres à tout moment.

2. Découvrir l'Outil

L'outil présente :

• Un paramétrage de profil et définition des périmètres.

• Des onglets de navigation.

• Un bouton de sélection du type de données (quantité ou montant).

• Un compteur de factures à traiter et de retards.

• Une sélection du périmètre du tableau de bord.

• Le tableau de bord du périmètre.

Tableau de Bord

1. Généralités

Définir le(s) périmètre(s) sur le(s)quel(s) travailler et rafraîchir le tableau de bord. Il est possible de varier la vue en affichant le nombre de factures ou le montant à traiter.

Le tableau de bord est organisé par thématique et s'adapte au périmètre, offrant une vue en quantité ou en montant. Les thématiques incluent :

• Mes nouveautés

• Échecs de réception

• Pièces sans contact achat

• Mon top priorités

• Réceptions Automatiques

• Mes retards

• Mes actions à mener

• Litiges avec fournisseurs

2. Mes Nouveautés et Pièces sans Contact Achat

• Mes nouveautés : Nombre de factures arrivées dans la Maxi GPF depuis la dernière connexion. Un clic ouvre l'onglet "Ma Maxi" filtré sur ces nouveautés.

• Échecs de réception : Pièces pour lesquelles l'ordre de réception via l'application Maxi GPF n'a pas abouti. Un clic permet d'accéder à ces factures pour corriger le problème.

• Pièces sans contact achat : Nombre de factures sans contact achat identifié. Un clic ouvre l'onglet "Ma Maxi" filtré sur ces pièces.

3. Mon Top Priorités

Liste des factures à traiter en priorité, susceptibles d'impacter les objectifs de l'entité. L'action attendue et l'échéance sont indiquées. Une icône permet d'accéder directement à ces factures dans "Ma Maxi", où elles apparaissent avec un symbole d'étoile dont la couleur varie selon l'action.

4. Réceptions Automatiques

Indicateur des factures éligibles à la réception automatique. Sans intervention, elles seront réceptionnées automatiquement à la date limite de traitement. Une icône permet d'accéder à ces factures, triées par date limite. Le nombre de pièces bloquées manuellement est indiqué en rouge. Dans "Ma Maxi", ces factures apparaissent avec un symbole spécifique.

5. Mes Retards

Indicateur des factures en retard. Il permet d'analyser :

• La répartition des retards par action à mener.

• Le Top 10 des pièces en retard (montants HT les plus importants).

• Les derniers commentaires sur les retards.

• L'échelonnement des retards.

Une icône permet d'accéder aux factures en retard triées selon l'angle d'analyse. Dans "Ma Maxi", ces factures apparaissent avec un symbole spécifique.

6. Mes Actions à Mener

Indicateur des factures du périmètre en fonction de l'action attendue pour débloquer la situation, quelle que soit l'échéance.

• Litiges avec fournisseurs : Indicateur des factures avec un litige déclaré (par un utilisateur Maxi GPF ou par le fournisseur via PS FOUR). Il répartit les factures avec litige par échéances. Dans "Ma Maxi", ces factures apparaissent avec un symbole spécifique.

Une icône permet d'accéder aux factures triées selon l'action attendue.

Ma Maxi

1. Généralités

Définir le(s) périmètre(s) de travail. L'outil propose un visuel par défaut, mais des informations peuvent être ajoutées via le menu "Choix des colonnes".

• Navigation sur les différentes pages (max 250 lignes par page).

• L'ascenseur permet de naviguer horizontalement.

• Les icônes en début de ligne identifient rapidement les pièces reprises dans les indicateurs du tableau de bord.

• La colonne de "check" permet d'identifier les factures déjà traitées dans la journée.

2. Filtres

Des filtres sont possibles dans chaque colonne via un clic droit. Les filtres actifs s'affichent et peuvent être supprimés.

3. Lignes de Commande

Chaque ligne de commande a un compte associé. Une commande peut avoir plusieurs lignes. Si une facture est répartie sur plusieurs lignes de commande, elle apparaît autant de fois dans l'outil. Cela permet d'identifier la ligne de commande concernée et de gérer les actions spécifiques à chaque ligne.

Il est possible de traiter toutes les lignes d'une facture en une fois via l'édition multiple de pièces (regroupement par commande).

4. Icônes de Statut

• La pièce est dans mon Top Priorité.

• La pièce est éligible à la réception automatique.

• La pièce est Échue / En retard de paiement.

• Un litige est associé à cette pièce (réclamation PSFOUR ou litige déclaré).

5. Informations par Défaut

L'outil propose une vue avec les informations suivantes :

6. Zoom sur "Réception par RPA"

Indique si un robot a pris en charge la réception :

• RPA Auto : Réception en cours de traitement, ordonnée à l'ERP.

• RPA à vérifier : Réception en cours, nécessite vérification avant traitement par l'ERP.

• Échec de la réception : Réception ordonnée à l'ERP mais a échoué (erreur à corriger).

• Réception xxxxx : Réception réussie par le robot, n° de réception reporté.

• Champ vide : Le robot n'est pas intervenu.

7. Zoom sur "Date limite de traitement"

Date limite pour signaler un litige ou une erreur. Elle est calculée automatiquement : Date d'acquisition + 75% du délai de traitement. Au-delà de cette date, les procédures d'automatisation peuvent s'appliquer (factures <= 60 k€ HT, Simplification CFO).

8. Édition d'une Pièce

Double-cliquer sur la ligne de la facture ouvre la fenêtre d'édition, qui se compose de deux parties :

• Informations sur la pièce : Éléments essentiels au traitement.

• Actions sur la pièce : Menu des actions possibles.

Des icônes permettent de masquer/afficher les informations, ou de regrouper les pièces par fournisseur ou commande pour un traitement groupé.

9. Complément d'Information

La partie "Action attendue sur la pièce" et "Commentaires Gestionnaires ERP" identifie ce qui bloque le traitement. L'historique des commentaires (commentaire, auteur, date) est également disponible.

10. Les Actions sur une Pièce

Après avoir identifié l'action attendue, descendre vers la partie "Actions sur la pièce". Ouvrir la liste des actions possibles, compléter l'information sur l'action menée (obligatoire), et enregistrer. L'action est immédiatement visible dans l'onglet "Ma Maxi" avec un "check" de validation.

11. Zoom sur les Actions

11.1. Action demandée et Commentaires gestionnaires ERP

Les actions attendues standardisées sont :

• Réception Manuelle en attente : Réception ERP nécessaire.

• Réception automatique : Pièce éligible, rien à faire sauf en cas de litige.

• Bloquée manuellement à la réception automatique : Litige ou problème déclaré.

• Imputation comptable à fournir : L'imputation n'est pas connue.

• Problème sur commande : Commande identifiée mais ne permet pas le traitement (avenant, sous-traitant, paramétrage).

• Références bancaires à corriger : Coordonnées bancaires non valides.

• Particularité à traiter : Action précisée dans les commentaires gestionnaires ERP.

11.2. Action menée et complément d’information

Les actions menées standardisées sont :

11.3. Action demandée vs Action menée

Un tableau de cohérence est fourni pour s'assurer que l'action menée correspond à l'action demandée.

12. Édition Multiples de Pièces – Regroupement par Fournisseur

Permet de traiter en masse toutes les pièces d'un fournisseur sur le périmètre sélectionné. Cliquer sur le symbole de regroupement. Sélectionner les lignes à traiter, l'action menée, et le complément d'information. L'outil rafraîchit les données et affiche les pièces restantes à traiter.

13. Édition Multiples de Pièces – Regroupement par Commande

Permet de traiter en masse toutes les pièces d'une commande. Cliquer sur le symbole de regroupement. Sélectionner l'action menée, et le complément d'information. L'outil rafraîchit les données et affiche les pièces restantes à traiter.

14. Saisie Manuelle de Commande

Si le n° de commande n'a pas été identifié par l'outil, il est possible de le saisir manuellement. Double-cliquer sur la ligne de la facture, puis utiliser le menu "Saisie manuelle de CDA" en bas de la fenêtre d'édition. Saisir le n° de commande (sans les zéros initiaux) et enregistrer. La donnée est mise à jour dans "Ma Maxi". Il est possible de traiter plusieurs pièces ensemble via le regroupement par fournisseur.

Réceptions

1. Réception Automatique des Factures <= 60 k€ HT

Les factures sont éligibles à la réception automatique si :

• Montant <= 60 k€ HT.

• Ce n'est pas une facture de sous-traitant ou un avoir.

• La réception ERP est le seul point bloquant.

• La "Date limite de traitement" est atteinte.

• Le contact achat est identifié.

• Aucun litige, refus ou demande d'avoir n'a été déclaré.

Ces factures sont facilement accessibles via le tableau de bord ou en filtrant dans "Ma Maxi" sur l'icône ou la colonne "Action demandée" ("Réception automatique (RPA)").

Si une action est menée sur une facture éligible à la réception automatique :

2. Facture Bloquée Manuellement à la Réception Automatique

Utiliser le raccourci du tableau de bord pour voir les pièces initialement éligibles mais bloquées manuellement (refus ou litige). Un clic sur le nombre en rouge ouvre "Ma Maxi" filtré sur ces pièces.

Si une action est menée sur une facture bloquée manuellement :

3. Réceptionner avec l'Application Maxi GPF

L'édition et l'action sur une pièce ne sont possibles que si elle n'est pas prise en charge par un robot (RPA). La colonne "Réception par RPA" indique si un robot est intervenu.

L'application Maxi GPF gère les réceptions simples (1 facture = 1 ligne de commande = 1 ligne d'échéancier). Les réceptions complexes doivent être faites dans l'ERP.

Pour réceptionner manuellement :

1. Double-cliquer sur la ligne de la facture.

2. La fenêtre d'édition de la pièce s'ouvre.

3. Les "Informations sur la réception" sont essentielles. Les "Informations sur la pièce" peuvent être masquées/affichées.

4. "Montant ou Quantité à réceptionner" : L'application propose un montant ou une quantité selon le paramétrage ERP. Il est possible de modifier ces champs.

5. "Ligne Commande" : L'outil identifie la ligne de commande, modifiable si nécessaire.

6. "Ligne Échéancier" : Par défaut 1 (l'utilisation de lignes d'échéancier multiples n'est pas autorisée par SNCF Réseau).

7. Cliquer sur "Enregistrer" ou "Annuler". Un message de confirmation apparaît.

La pièce n'est plus active dans l'onglet "Ma Maxi GPF" et est visible dans l'onglet "Réception". La colonne "Envoyé ERP" indique le statut ("Réception en cours", date/heure de prise en charge par le robot, ou n° de réception).

4. Supprimer une Réception Demandée via l'Application Maxi GPF

La suppression est possible uniquement si la colonne "Envoyé ERP" indique "Réception en cours". Si la réception a déjà été traitée par le robot, la suppression n'est plus possible dans l'application Maxi GPF (mais reste possible dans l'ERP).

Pour supprimer une demande de réception :

1. Double-cliquer sur la ligne pour éditer la réception.

2. Le menu "Édition de la réception" s'ouvre.

3. Sélectionner "Traitement manuel".

4. Cliquer sur "Enregistrer" ou "Annuler". Un message de confirmation apparaît.

La pièce disparaît de l'onglet "Réception" et peut à nouveau être traitée dans l'onglet "Ma Maxi".

5. Échec de Réception

Si un ordre de réception échoue (écart entre l'ordre et les éléments de l'ERP), l'application Maxi GPF restitue ces échecs pour correction.

L'indicateur "Échecs de la réception" signale les ordres échoués. Un clic ouvre le menu "Réception" filtré sur les échecs. La colonne "Message de réception en échec" explique la cause de l'échec :

Lexique

Gestionnaire de la Chaîne Comptable et Financière : Alternance DGNUM

Le rôle de gestionnaire de la chaîne comptable et financière (alternant) au sein de la DGNUM implique la supervision et la sécurisation du processus de facturation fournisseurs, la participation aux clôtures comptables, la gestion des paiements de petites pièces unitaires (PPU), et le suivi spécifique des factures de voyages.

Suivi et Sécurisation du Processus de Facturation Fournisseurs avec la MAXI GPF

La Gestion Prévisionnelle des Factures (MAXI GPF) est un outil web essentiel qui harmonise la communication entre le service comptable et les acteurs du processus d'achat. Son but est d'assurer le paiement des factures fournisseurs dans les délais impartis. En tant que gestionnaire, vous utiliserez la Maxi GPF pour surveiller et sécuriser chaque étape, de la réception au paiement.

Coordination du Traitement des Factures

• Organisation et participation à des réunions pour suivre l'avancement des factures et résoudre les blocages.

• Répartition claire des responsabilités entre les départements de contrôle de gestion (UT, STADD, MOTEC, SPI, MATIS).

Suivi du Portefeuille Fournisseurs

• Mise à jour et surveillance des factures (validées, bloquées, en litige, en retard) pour anticiper les problèmes.

• Relance des interlocuteurs si nécessaire pour assurer la fluidité du processus.

Lien entre Départements de Gestion et Comptabilité

• Assurer une transmission efficace des informations entre les équipes opérationnelles et les services comptables.

Utilisation Quotidienne de la Maxi GPF

• Générer le fichier Maxi chaque matin est impératif car il sert de support principal aux réunions.

• L'outil permet de suivre l'état des factures, d'identifier les priorités et de détecter les retards ou litiges.

Statut des Pièces dans l'ERP (Logiciel Comptable)

Les différents statuts des pièces dans l'ERP influencent leur traitement :

• En Cours : La pièce est en cours de traitement.

• Recycler :

  • Pièce non enrichie : La pièce vient d'être intégrée ou manque d'informations pour être traitée par le comptable.

  • Imputable, Exception, Imputée : Problème lié aux commandes (N° CDA manquant, sous-traitant non déclaré, avenant nécessaire, statut de commande incorrect).

  • Imputable, Rapproché, En attente : En attente de validation pour le "Bon à Payer" (BAP).

  • Imputable, Rapproché, Approuvé imputé : BAP confirmé (bonne à payer).

Fichier MAXI GPF - Excel

La Maxi GPF facilite la coordination entre la comptabilité et les différents acteurs du processus d'achat (CGO, CP et réceptionnaire). Cette collaboration est essentielle pour assurer le règlement des factures fournisseurs dans les délais contractuels.

1. Ouverture du SharePoint et Paramétrage du Power BI – Ma MAXI

Accès via le lien : MAXI GPF SharePoint

• Dossiers disponibles : APPLICATION MAXI GPF, Mo'Op Maxi GPF, Tuto Vidéo, POWER BI Facturation, Base Contact.

Définir son Périmètre

Pour un tableau de bord efficace, il est crucial de définir un périmètre de travail (ex: BU PO 32524 - DG NUM).

Le Tableau de bord – 32524 _ DG NUM permet de :

• Voir un état détaillé des pièces à traiter en priorité.

• Identifier les actions à mener pour les retards de paiements.

• Visualiser le Top 10 des pièces en retard et leurs priorités.

• Accéder aux nouveautés, échecs de réception et pièces sans contact achat.

Le POWER BI _ Ma MAXI nécessite de sélectionner des critères chaque matin :

• Pièces par défaut/toutes les pièces : Choisir "Toutes les pièces" pour une vue complète.

• Personnalisation des colonnes : Sélectionner les colonnes nécessaires pour le fichier sur SharePoint et les enregistrer.

2. Export des Pièces par Échéances, Priorité, Montant

• Exporter jusqu'à 500 pièces par fichier Excel depuis la Maxi GPF POWER BI.

• Utiliser les filtres par échéances, priorité, et montant.

3. Mise à Jour du Fichier MAXI GPF sur SharePoint

Lien : DGF DGNUM Grpo365 > 01 – Documents DGF DGNUM > 08 – Suivi de Facturation > MAXI GPF

• Création du fichier du jour / Archivage de J-1 : Renommer le fichier Excel de J-1 avec la date du jour et archiver l'ancien.

• Mise à jour des onglets principaux :

  • Onglet MAXI GPF J-1 : Supprimer les données sauf la première ligne et coller les nouvelles données de l'onglet Data en tant que valeurs.

  • Onglet Data : Supprimer les anciennes données (sauf ligne titre et colonnes W à AA), copier-coller les nouvelles données des exports, puis déployer les formules des colonnes W à AA.

• Onglet Doublon : Vérifier et supprimer les doublons avant de déposer le fichier sur SharePoint.

• Mise à jour des colonnes L (remplacer 0 par 1) et AC (remplacer vide par CSP Compta si traitement comptable - Enrichissement Maxi GPF est en colonne M).

• Le fichier est ensuite déposé sur SharePoint.

Participation aux Clôtures Comptables Mensuelles

La clôture mensuelle permet d'arrêter les comptes à la fin de chaque mois pour dresser un bilan financier périodique. (Plus de détails seront fournis lors de la formation).

Gestion des Petites Pièces Uniques (PPU)

Une PPU (Paiement Pièce Unique) est une procédure de traitement comptable pour des factures de moins de 50 000 € ne nécessitant ni contrat, ni commande, ni réception. Elle concerne des dépenses exceptionnelles et non récurrentes.

• Éligibilité : Fournisseur non référencé, nature de la dépense autorisée (repas de groupe, formation, séminaire, cadeau).

• Conditions : Le fournisseur ne doit pas être référencé dans l'ERP, et la facture doit être unique (1 PPU = 1 facture).

• Pièces Justificatives Obligatoires :

  • Facture au nom de SNCF Réseau.

  • RIB, K-bis, SIREN du fournisseur.

  • Détails spécifiques à la dépense (liste des participants, objet du séminaire, programme).

Création de Tableaux de Suivi des Commandes

Créer des tableaux de suivi détaillés pour les contrôleurs de gestion afin de lier les factures aux réceptions associées pour des commandes importantes. Ces tableaux assurent une meilleure traçabilité et justification des dépenses.

Traitement Spécifique des Factures de Voyages

Les factures liées aux déplacements professionnels (hébergements, repas, transport) nécessitent un suivi particulier. Elles proviennent de prestataires spécifiques (Vairon, Compass, Elior, Orfea, Total) et doivent être validées manuellement par les utilisateurs internes avant enregistrement dans l'ERP. Le traitement se fait à l'aide du fichier Maxi.

• Prestataires concernés : Elior, Vairon, Compass (pièces voyages).

Terminologie Clé

• Factures échues : Factures dont les délais de paiement sont dépassés. Elles peuvent être normales, non prioritaires ou prioritaires.

• Escalade : Traitement géré par un robot.

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