Déontologie et cadre légal des comptables

Déontologie, Droit Pénal, RGPD et Loi Anti-Blanchiment

La déontologie, le droit pénal, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et la loi anti-blanchiment sont des cadres essentiels qui régissent les activités des professionnels, en particulier ceux du secteur de la comptabilité. Ces régulations visent à protéger les clients, les professionnels et la société dans son ensemble contre les pratiques illégales ou non éthiques.

1. Le Cadre Général de la Déontologie

La déontologie repose sur un ensemble de règles éthiques et morales qui encadrent une profession. Elle sert à protéger le client et le professionnel des problèmes éventuels. Des codes de déontologie clairs doivent être respectés.

1.1. Rôle et Objectifs

La déontologie s'applique à de nombreux domaines (bancaire, médical), mais ce module se concentre sur les comptables, experts-comptables et conseillers fiscaux. Elle a pour but de :

• Adopter des attitudes déontologiques concernant la confidentialité des informations.

• Protéger les données sensibles des clients, comme les numéros de compte bancaire ou les plans de maison.

1.2. Choix de Carrière en Comptabilité

Après les études, plusieurs options s'offrent aux professionnels de la comptabilité :

• Exercer en tant qu'employé (avec un contrat de travail).

• Exercer en tant qu'indépendant (expert-comptable ou conseiller fiscal).

• Créer une société agréée par l'ITAA (Institut des Conseillers Fiscaux et Experts-Comptables).

La plupart des règles déontologiques s'appliquent quel que soit le statut. Le respect des données privées est fondamental, que l'on soit stagiaire, employé ou indépendant.

1.2.1. Le Statut de Sous-Traitant

Le statut de sous-traitant indépendant est en cours de législation par l'ITAA. Un sous-traitant peut effectuer des tâches comme l'encodage pour un cabinet comptable sans avoir de relation juridique directe avec le client final. La responsabilité incombe alors au cabinet. Ce statut permet au cabinet d'engager du personnel selon les besoins sans les coûts d'un employé à temps plein et offre un revenu complémentaire au sous-traitant.

Un sous-traitant peut travailler pour un ou plusieurs cabinets ou cumuler avec un emploi salarié.

Règles pour le sous-traitant :

• Peut gérer la comptabilité d'un client du cabinet sans contact direct.

• Ne peut pas gérer sa propre comptabilité pour autrui sans être inscrit à l'ITAA.

• Peut réaliser sa propre comptabilité personnelle.

1.2.2. Avantages et Inconvénients des Différents Statuts

1.2.3. Gestion des Risques et Équilibre Vie Pro/Perso

Les indépendants font face à des défis tels que le stress, le burn-out et la gestion de leur clientèle en cas d'imprévus. L'assurance RC professionnelle est souvent obligatoire, et il est conseillé de s'entourer d'autres professionnels et de suivre des formations en organisation de cabinet.

Gestion du temps et organisation :

• Définir ses priorités (important, urgent, non important, non urgent).

• Éviter les journées trop chargées pour inclure des pauses et des moments de réflexion.

• Apprendre à gérer les demandes des clients, parfois insistantes ou intempestives.

• Utiliser des outils d'organisation (agendas papier ou électroniques).

• Gérer les mails en se fixant des plages horaires dédiées.

• Prendre des jours de congé et s'y tenir.

1.3. Monopole des Professions Comptables

Certaines activités comptables relèvent d'un monopole légal et sont régies par des instituts. D'autres activités sont libres d'exercice.

• Activités relevant du monopole : Comptabilité, encodage (pour autrui via indépendant), missions spéciales, expertise, audit.

• Activités ne relevant pas du monopole : Conseils juridiques (sauf ceux liés à la fiscalité si exercés par des fiscalistes), tenue de sa propre comptabilité.

Toutes les activités fiscales sont redevenues libres d'exercice depuis le 31 mars 2022, ainsi que les tableaux de bord, budgets, plans financiers. Cependant, les responsabilités demeurent, même pour les activités libres.

1.3.1. Les Instituts Professionnels

En Belgique, les principaux instituts sont :

• L'IRE : Institut des Réviseurs d'entreprises. Les réviseurs audient les comptes annuels, vérifient l'application des lois et réalisent des certifications. Ils ne sont pas des comptables mais interviennent souvent conjointement ou après le comptable.

• L'ITAA : Institut des Experts-comptables et des Conseils fiscaux (fusion de l'IPCF et de l'IEC).

Les titres ont été harmonisés suite à la fusion :

Les experts-comptables certifiés peuvent, en plus des missions des experts-comptables, établir des rapports et attestations d'expertise pour des tiers, même si certaines missions sont réservées aux réviseurs d'entreprise. Ils peuvent également exercer des missions qui leur sont légalement réservées (Article 3 de la loi du 17 mars 2019).

1.3.2. Missions Principales de l'ITAA

Les missions principales des membres de l'ITAA couvrent :

• Droit social : Respect des règles salariales, CCT, CP.

• Aide à la création d'entreprises : Plans financiers, primes, subsides.

• Fiscalité : Impôts (IPP, ISOC, succession, TVA).

• Comptabilité : Tenue, établissement des comptes annuels.

• Droit des sociétés : Constitution, modification, transformation, liquidation.

• Conseil en gestion d'entreprises : Rentabilité, créneaux clients, ratios.

1.4. Obligations Déontologiques des Professionnels Agréés

Être membre d'un institut implique le respect de règles strictes et de responsabilités :

1. Code de déontologie : Indépendance, intégrité, secret professionnel. Refuser les missions s'il y a influence ou atteinte à l'impartialité.

2. Assurance RC professionnelle : Obligatoire. L'ITAA propose un regroupement, mais le choix de l'assureur est libre. Le coût est d'environ 435-550€ par an.

3. Formation permanente contrôlée : 120 heures sur 3 ans, avec un minimum de 20 heures par an. Les formations doivent couvrir divers axes (compétences, déontologie, gestion, organisation du cabinet). Au moins 84 heures sur 3 ans doivent concerner les axes 1, 2 et 4. Des attestations électroniques sont transmises à l'ITAA.

4. Compatibilité des professions : Éviter les activités incompatibles qui pourraient compromettre l'indépendance de l'expert (ex: activités de courtier, agent immobilier, activités bancaires).

En cas de non-respect, une instance disciplinaire peut intervenir, pouvant aller jusqu'à la radiation du membre.

1.5. Organisation du Cabinet

Les instituts exigent des manuels de procédures et d'organisation qui régissent :

• La politique d'acceptation des clients.

• Les responsabilités dans les dossiers.

• L'attribution des dossiers en cas d'absence.

• L'engagement du personnel.

L'ITAA propose des outils comme Be Excellent ou la revue qualité pour aider à cette organisation. Le dossier permanent du client doit être tenu, incluant contrats, litiges, diplômes, actes de constitution, PV d'AG, lettre de mission, formulaires LAB, registre UBO, copies de cartes d'identité, déclarations fiscales et toute autre information importante. Ce dossier peut être électronique.

2. Le Stage

Pour s'inscrire à l'ITAA, il est obligatoire d'effectuer un stage sous la supervision d'une commission de stage. Le stagiaire peut être interne (auprès de son employeur/maître de stage uniquement) ou externe (en plus, gérer ses propres clients, avec accord du maître de stage pour les experts-comptables).

2.1. Obligations du Stagiaire et du Maître de Stage

• Convention de stage (modèles fournis par l'ITAA).

• Assurance responsabilité civile.

• Inscription à la TVA et au guichet d'entreprises si indépendant.

• Statut d'indépendant ou contrat de travail.

• Tenir un journal de stage trimestriellement.

• Le maître de stage doit faire des observations trimestrielles.

• Participation obligatoire aux séminaires pour stagiaires.

• Respecter le nombre d'heures de formation (20h/an min, 120h/3 ans) couvrant les missions professionnelles, la déontologie, les compétences sociales et la gestion, et l'organisation du cabinet.

• Payer la cotisation annuelle de stagiaire.

3. La Lettre de Mission

La lettre de mission est un contrat obligatoire entre l'expert-comptable (ou stagiaire) et le client. Elle fixe les droits et devoirs de chaque partie et les attentes de la mission.

3.1. Contenu Obligatoire

Elle doit comprendre :

• Identification du professionnel (nom, numéro d'agréation, numéro d'entreprise, bureau).

• Identification du client (nom, numéro d'entreprise).

• Description détaillée de la mission.

• Date de début de la mission.

• Obligations du client.

• Obligations du professionnel/stagiaire.

• L'étendue de la responsabilité.

• La manière de mettre fin à l'accord.

• Les honoraires, les frais supplémentaires, le mode de calcul et le paiement.

• Conditions de conservation des pièces.

• Procédure de règlement des litiges.

• Mention à la RGPD.

• La lettre de mission est établie en deux exemplaires, signée et datée par les deux parties.

Elle doit également mentionner que le professionnel est inscrit sur une ou plusieurs listes de l'Institut.

3.2. Importance

La lettre de mission prévient les conflits en clarifiant les termes de la collaboration. Elle facilite également le respect des obligations légales telles que la loi anti-blanchiment et le RGPD. Sans ce document, aucune prestation ne devrait commencer. Toute clause jugée "abusive" est interdite.

3.3. Cas Pratiques

• En cas de litige client (ex: amendes pour dépôt tardif), la lettre de mission prouvera les obligations respectives.

• Elle peut prévoir la résiliation avec préavis et les indemnités potentielles.

• Elle précise la gestion des honoraires, des frais avancés et des modalités de paiement.

4. Le Secret Professionnel

L'expert-comptable est soumis au secret professionnel concernant toutes les informations transmises par ses clients. Cela inclut tout ce que le client dit, envoie ou donne. Toutefois, il existe des exceptions :

• Témoignage en justice.

• Levée du secret dans la lettre de mission pour répondre aux contrôleurs ou en matière disciplinaire.

• Communication d'informations au personnel ou aux stagiaires, qui sont également tenus à la confidentialité.

5. Les Activités Incompatibles

Certaines activités sont incompatibles avec la profession d'expert-comptable, car elles pourraient compromettre l'indépendance de l'expert. C'est le cas des activités de courtier, d'agent immobilier ou des activités bancaires. Les activités de syndic sont, quant à elles, autorisées.

6. La Publicité

Toute forme de publication commerciale, publicité ou marketing est autorisée si elle ne porte pas atteinte à la réputation de la profession et n'entraîne pas de concurrence déloyale. Le contenu doit être honnête et loyal. Le comptable peut indiquer ses tarifs. Il est encouragé à se faire connaître par divers moyens (plaque, site web, réseaux sociaux) tout en respectant la dignité et la confraternité (ne pas dénigrer un confrère).

7. La Reprise d'un Dossier

Lors de la reprise d'un dossier client, il est nécessaire de se renseigner sur les activités du client, ses accès à la profession et s'il avait un comptable précédent. Il faut vérifier le respect d'un éventuel préavis et s'assurer que tous les honoraires ont été acquittés. La prise en charge formelle du dossier passe par la lettre de mission et la procuration. Le professionnel doit également prévenir le prédécesseur de la reprise du dossier.

8. Droit Pénal Général en Matière de Comptabilité et Fiscalité

La comptabilité est un instrument essentiel de preuve, d'analyse, de contrôle et de fiscalité. Cependant, une mauvaise utilisation peut entraîner des problèmes juridiques et la responsabilité du comptable.

8.1. Dérives et Risques

• Comptabilité absente ou incomplète : Considérée comme non probante, pouvant suggérer des dissimulations.

• Non-image fidèle : Incohérences entre la situation financière et le mode de vie du client, manipulation des méthodes de calcul de stock.

• Manipulations comptables : Amortissements exceptionnels, réductions de valeur, provisions fictives, transferts indus en charges, augmentation du chiffre d'affaires fictif.

• Non-dépôt des comptes : Risque de contrôle fiscal, convocation par le juge du Tribunal de l'entreprise.

• Non-déclaration du chiffre d'affaires : Fraude à la TVA et à l'impôt des sociétés.

• Cacher les dettes : Embellir la situation financière.

• Fraude à la facture : Paiement sur des comptes frauduleux.

• Manipulations pour des motifs personnels : Détournement de fonds.

Si le comptable peut prouver qu'il a averti le client de manquements, la faute est imputable au client. Les exemples de détournement par des comptables soulignent l'importance de l'éthique professionnelle.

9. GDPR / RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données)

Le RGPD (Règlement UE 2016/679), entré en vigueur en mai 2018, établit des règles pour protéger les données personnelles des individus. Il vise à harmoniser la protection des droits dans tous les États membres.

9.1. Champs d'application

Le RGPD concerne tous les secteurs qui traitent des données personnelles, notamment les hôpitaux, assurances, banques, employeurs, avocats et comptables.

9.2. Principes Fondamentaux

• Données Personnelles : Utilisation légitime et nécessaire des données. Fini la collecte de données non utiles ou la transmission à des tiers sans consentement.

• Conservation des Données : Les données ne peuvent être conservées que si elles ont un caractère légitime et important. Par exemple, un comptable conserve les documents 10 ans.

• Trois Concepts : Protection dès la conception, protection par défaut, sécurité du traitement.

9.3. Intervenants

• Gestionnaire de données : La personne ou l'entité qui gère le dossier du client.

• Délégué à la Protection des Données (DPO) : Recommandé par la loi, parfois obligatoire pour grandes structures ou traitement de données sensibles. Le DPO peut être interne ou externe et doit être facilement joignable et sans conflit d'intérêts.

9.4. Mesures de Protection

• Utilisation de codes d'accès, prévention des pertes de données (serveurs, backup).

• Conservation des données uniquement pour la période nécessaire et obligatoire.

• Information et consentement du client concernant l'accès à son dossier.

• Demander uniquement les informations nécessaires.

• Sensibilisation des collaborateurs.

• Droit à l'effacement : Le client a le droit de demander l'effacement de ses données, sauf si une obligation légale de conservation s'impose (ex: comptabilité).

9.5. Incidents de Sécurité

Les incidents (vol, perte, piratage de données) doivent être analysés pour déterminer :

• Le type d'incident et comment il s'est produit.

• Son impact et les personnes concernées.

Ces informations sont consignées dans un registre de traitement. Certains incidents doivent être communiqués aux personnes concernées et à la Commission de la vie privée dans les 72 heures. Une communication n'est pas nécessaire si des mesures de protection appropriées sont en place (chiffrement) ou si la communication exigerait des efforts disproportionnés, à condition qu'une communication publique soit faite.

9.5.1. Sanctions

Les non-conformités au RGPD peuvent entraîner des amendes significatives (jusqu'à 2% du chiffre d'affaires mondial ou 10 millions d'euros, doublables selon la gravité). Chaque pays peut appliquer des sanctions supplémentaires (ex: peines d'emprisonnement en France). La Commission de la Protection de la vie privée peut contrôler le respect de la loi.

10. La Loi Anti-Blanchiment

La loi anti-blanchiment vise à prévenir l'utilisation du système financier à des fins de blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme. Elle impose des obligations de vigilance aux professionnels.

10.1. Instances et Législation

Les principales instances responsables sont la CTIF (Cellule de Traitement des Informations Financières), la BNB (Banque Nationale de Belgique) et la FSMA (Autorité des services et marchés financiers). La législation belge s'adapte régulièrement aux directives européennes.

10.2. Limitation de l'Utilisation des Espèces

Les transactions en espèces sont limitées :

• Interdiction des transactions liquides pour l'achat de bâtiments (le notaire et l'agent immobilier doivent le déclarer).

• Interdiction des transactions de plus de 3000€ (donations, achats de biens).

Le SPF effectue des contrôles pour s'assurer du respect de ces règles. Tout professionnel qui accepte un paiement de plus de 3000€ en espèces de la part d'un client se rend complice si cette transaction est liée au blanchiment.

10.3. Phases du Blanchiment

1. L'injection : Placement ou apport d'argent sale dans le système financier.

2. La mise en circulation : Mélange l'argent sale avec des fonds légitimes.

3. L'investissement : Intégration des fonds dans l'économie légale.

10.4. Volets Préventif et Répression

• Volet préventif : Identification et vérification de l'identité des clients, vigilance constante, communication à la CTIF en cas de soupçon de blanchiment/financement du terrorisme.

• Volet répressif : Sanctions administratives et pénales, responsabilités (répartition des tâches et obligation de vigilance).

En cas du moindre soupçon, le professionnel est tenu d'informer la CTIF sans en avertir le client. Des documents spécifiques (pour personnes physiques et morales) doivent être remplis pour l'identification des clients. Le registre UBO (Ultimate Beneficial Owner) doit également être tenu à jour, et la déclaration des bénéficiaires effectifs est obligatoire.

Points Clés à Retenir

• Le respect des codes de déontologie est fondamental pour tous les professionnels agréés.

• La lettre de mission est un document contractualisant les droits et obligations des parties, essentielle pour la clarté et la prévention des litiges.

• La formation continue, l'assurance RC professionnelle et la gestion de cabinet sont des obligations majeures pour les experts-comptables.

• Le RGPD et la loi anti-blanchiment imposent de strictes obligations de protection des données et de vigilance financière.

• Toute violation de ces règles peut entraîner des sanctions disciplinaires, administratives ou pénales.

• L'indépendance et la loyauté sont des piliers de la profession comptable.