Communication écrite professionnelle juridique : guide

Introduction aux écrits professionnels

Ce support de cours établit un lien entre la rédaction professionnelle et le module de français, ainsi que le projet VOLTAIRE, en complément sur un axe plus professionnel.

Toute organisation communique par écrit en interne (entre services) et en externe (avec ses partenaires).

Rôles de l'écrit

• Rôle économique : L'écrit est le véhicule courant des relations d'affaires, souvent plus net, précis et affirmatif qu'une communication verbale.

• Complète une communication orale : Le document peut confirmer ou prolonger une communication orale, en gardant une trace (courriers, mails, notes de service, synthèses, etc.).

• Évite une communication orale : La diffusion d'un document écrit peut limiter les pertes de temps et les déplacements (ex : documents financiers pour un conseil d'administration). Il facilite également la communication avec certains partenaires (annonces d'offres d'emplois, publicité).

• Rôle de mémoire : L'écrit permet de conserver une trace d'informations complexes, évitant les réactions impulsives grâce à la réflexion qu'il exige.

• Rôle juridique : Les écrits sont essentiels dans le monde juridique et administratif. Ils structurent les relations, protègent les intérêts des clients et établissent une base solide pour les procédures. Le secrétaire/assistant juridique rédige des écrits clairs, précis et juridiquement irréprochables. L'écrit est une obligation légale lorsqu'il crée le droit et engage les responsabilités (contrats, signatures, mentions légales). Les correspondances peuvent être produites en justice, d'où la nécessité de conserver certains documents.

Finalités et objectifs

• Synthétiser des informations.

• Appréhender la complexité d'une situation.

• Aider, préparer ou permettre une décision.

• Servir de repères pour la conduite d'un projet, d'un accompagnement, d'une action professionnelle ou d'une intervention.

• Laisser des traces de l'action menée pour garantir sa continuité.

• Communiquer des résultats, des effets, témoigner de l'évolution d'une situation (en vue d'une nouvelle décision).

Formes variées

La communication écrite prend des formes variées selon le destinataire (clients, fournisseurs, banquiers, administrations, collaborateurs) et le message à transmettre (information, publicité, réclamation, conseil).

Panorama des documents juridiques, procéduraux et administratifs

Actes authentiques et actes sous seing privé

• Acte authentique : Doit réunir trois conditions : une date certaine (enregistrée), une force probante (incontestable) et une force exécutoire (mention exécutoire).

  • Exemple : contrat de mariage, de donation.

• Acte sous seing privé : Convention écrite par les parties elles-mêmes, non enregistrée et sans force exécutoire (location, reconnaissance de dettes, travail).

Documents procéduraux

• Assignations, citations : Actes introductifs d'instance.

• Conclusions et bordereaux de pièces : Constituent des dossiers de plaidoirie.

• Jugements et décisions : Résultats de procédures ayant autorité de la chose jugée, incluant des mesures exécutoires.

  • Grosse : Jugement avec mention de la formule exécutoire.

  • Minute : Copie simple du jugement.

Documents administratifs

Justificatifs de faits ou de droits étayant les demandes ou défenses des parties :

• Pièces d'identité.

• Livrets de famille.

• Documents fiscaux.

• Attestations (de paiement, de domicile...).

• Justificatifs de revenus.

• Extrait K-bis.

• Extrait de casier judiciaire.

• Factures.

• Relevés bancaires.

Règles de rédaction

La règle d'or : mettez-vous à la place du destinataire.

5 principes

1. Clarté : Le message doit être compréhensible par tous. Utilisez un vocabulaire simple, varié, vivant, précis et des verbes d'action.

2. Concision : L'écrit doit être court et attractif. Éliminez le superflu et les répétitions.

3. Exactitude : Utilisez des données chiffrées sans équivoque (ex : "avant le 14 janvier" et non "sous 8 jours").

4. Prudence : L'écrit ne doit pas promettre des engagements non tenus ni divulguer des informations relevant de la discrétion ou du secret professionnel.

5. Courtoisie : Respectez le lecteur par des formules de politesse, des civilités ou l'utilisation du conditionnel pour éviter toute injonction. Soyez poli et tactique, sans être brutal ni flatteur.

La construction de l'écrit

• Structurez le plan avec un ordre logique des faits.

• Utilisez des mots et expressions courts (max 3 syllabes, ex : "maison" au lieu de "habitation").

• Construisez des phrases courtes (sujet, verbe, complément).

• Une seule idée par paragraphe.

• Employez des mots de liaison adaptés pour souligner les articulations logiques.

• Utilisez "vous" plutôt que "nous" (quand possible).

• Éliminez les participes présents, surtout en début de phrase.

• Soignez la ponctuation.

• Corrigez les fautes de frappe et d'orthographe.

Le style professionnel

Le style professionnel vise à transmettre un message efficacement, contrairement au style littéraire qui est une forme d'expression artistique.

L'impact du message : écrire pour être lu

• Le taux de lisibilité moyen est d'environ 16 mots par phrase. Au-delà, les messages risquent d'être mal perçus.

• Construisez des paragraphes de moins de 6 lignes dactylographiées pour une lecture fluide.

• Variez les constructions de phrases pour rompre la monotonie :

  • Inversion d'une partie de la phrase : "Afin de vous permettre de fixer votre choix, nous..."

  • Adjectifs ou compléments en tête de phrase : "Ce jour, nous..."

  • Forme impersonnelle : "Il semble intéressant de..."

  • Voix passive : "Ce document a été accepté par notre service."

  • Nom commun sujet en tête de phrase : "Notre représentant vous décrira les options..."

  • Mot de liaison en tête de phrase : "Cependant, nous vous ferons parvenir..."

• Bannissez le verbe "faire" et utilisez des verbes d'action pour un style plus dynamique.

• Évitez l'impératif pour ne pas impliquer une relation de subordination.

• Employez "vous" plutôt que "nous" pour montrer une écoute du destinataire.

Retenez

Une phrase professionnelle :

• Dépasse rarement 2 ou 3 lignes.

• Possède toujours un verbe conjugué.

• N'utilise pas de tournures du langage familier (parlé).

• Est dénuée d'argot ou d'humour.

• Est toujours sensiblement de la même longueur.

L'accessibilité pour tous à l'information

La loi accessibilité du 11 février 2005 impose aux organismes publics et à certains acteurs privés d'assurer un même niveau d'information et de communication pour tous. Le travail sur l'accessibilité améliore la clarté et l'efficacité des communications, touchant un public large et diversifié (seniors, personnes peu scolarisées, personnes en situation de handicap).

Le Facile à Lire et à Comprendre (FALC) est une méthode de simplification du langage, utile pour les personnes en situation de handicap, dyslexiques, âgées ou maîtrisant mal le français. Un texte FALC doit être lu et compris par des personnes en situation de handicap intellectuel.

Les règles syntaxiques de construction des phrases

La ponctuation

La ponctuation aide à préciser le sens de l'écrit, à marquer les pauses et à mettre en évidence les éléments importants. Sans ponctuation, un texte peut devenir incompréhensible et confus.

Exemple :

• On mange, les enfants !

• On mange les enfants.

Les principaux signes de ponctuation

La syntaxe et le vocabulaire

Une phrase est constituée d'un sujet, d'un verbe et d'un complément. La longueur idéale est de 15 mots en moyenne, avec un maximum de 26 à 28 mots.

L'orthographe

Les fautes d'orthographe et le non-respect des règles de grammaire nuisent à la qualité de la communication. Une relecture attentive et l'utilisation de dictionnaires, grammaires et correcteurs orthographiques sont essentielles.

La forme

Une bonne présentation soutient le message. Aérez la page en allant à la ligne, en variant la longueur des paragraphes et en élargissant les marges. Intégrez des illustrations et jouez sur la typographie (encadrés, gras, italique, souligné) pour faire ressortir les idées clés, sans en abuser.

Le style

Privilégiez un style simple et dynamique pour que l'idée soit reçue et bien comprise. Utilisez des titres et intertitres significatifs. Évitez les longs développements inutiles et utilisez des temps de conjugaison simples (présent, passé composé, futur simple).

• Éviter les pronoms relatifs inutiles :

  • M. Heureux qui a été récemment promu directeur du site de Chartres, est invité à participer à la réunion. devient M. Heureux, récemment promu directeur du site de Chartres, est invité à participer à la réunion.

• Introduire un sujet impersonnel :

  • Il s'avère que cette solution présente un grand nombre d'avantages. au lieu de Nous vous proposons cette solution qui présente un grand nombre d'avantages.

Les mots de liaison

Les mots de liaison soulignent les structures et les articulations logiques du texte, servant de "panneaux indicateurs de sens".

• Une explication :

  • Car : Justifie la première partie de la phrase, met en relief un jugement ou une idée.

    Il ne faut pas envoyer votre relevé d'heures après le 20 de chaque mois car le service comptable clôture ses paiements le 21.

  • C'est-à-dire : Précise un point de la pensée (préférer les deux points ":").

    Nous vous autorisons à payer en deux fractions égales, c'est à dire l'une fin novembre, l'autre fin décembre.

  • En effet : Souligne la véracité de l'énoncé précédent, introduit souvent une explication.

    Dès réception de votre lettre, nous avons écrit au transporteur. En effet, nous lui avons remis les articles depuis huit jours.

• Une addition :

  • De plus : Introduit une accumulation de faits, signifie "en plus de cela".

    Cette erreur est très regrettable et me porte préjudice. De plus, vous m'imputez les frais de transport.

  • Par ailleurs : Montre un nouvel aspect des choses.

    Nous avons une bibliothèque à la disposition des clients. Par ailleurs, nous possédons une documentation complète sur les derniers ouvrages parus.

  • D'une part... d'autre part : Introduit deux arguments successifs.

    L'abandon de ce modèle nous paraît très regrettable. D'une part, notre clientèle est très exigeante ; d'autre part, les coloris de ces meubles étaient très appréciés.

• Une conséquence :

  • C'est pourquoi : Montre la conséquence de l'action ou du fait précédemment cité.

    Les difficultés de livraison devenaient trop importantes, c'est pourquoi les commerçants se sont associés pour avoir leur propre transporteur.

  • En conséquence : Très utilisé dans la correspondance et les messages d'information.

    Nous vous informons que nos locaux seront transférés le 19 mai. En conséquence, nous vous demandons de bien vouloir établir un avenant à notre police d'assurance.

  • Donc : Termine souvent une démonstration, établit un rapport de déduction.

    Notre fournisseur avait pris la précaution de porter la mention "fragile" sur le colis. Sa responsabilité n'est donc pas engagée.

• Une précision :

  • En ce qui concerne : Signifie "au sujet de".

    En ce qui concerne le complément de notre ordre, vous voudrez bien faire l'envoi en une seule fois.

  • Quant à (au) : Même sens que "en ce qui concerne", mais plus léger.

    Quant au complément de notre ordre, vous voudrez bien en faire l'envoi en une seule fois.

  • En fait : Synthétise les idées précédemment exprimées.

    En fait, tous ces textes deviennent caducs par les dérogations apportées.

• Une argumentation :

  • Or : Met en relief la relation entre deux faits (contradiction, argument, objection).

    Notre client aurait dû recevoir cette marchandise, il y a quinze jours. Or, il vient de nous envoyer une lettre de réclamation.

  • Par contre : Marque une idée d'opposition.

    Il ne nous est pas possible d'organiser une permanence dans tous les services. Par contre, le service des urgences est assuré.

  • En revanche : Signifie "en compensation", "au contraire".

    Un règlement intérieur trop contraignant est désobligeant. En revanche, il est nécessaire pour la bonne marche de l'entreprise.

• Une restriction :

  • Cependant : Permet de refuser en nuançant, laisse entrevoir une possibilité ou une concession.

    Malheureusement, votre candidature n'a pu être retenue pour le poste à pourvoir. Cependant, nous conservons votre adresse si un emploi était vacant prochainement.

  • Néanmoins : Apporte une restriction à la pensée ou au fait.

    Néanmoins, je vous demande de considérer ces renseignements comme confidentiels.

  • Toutefois : Annonce une restriction (positive ou négative), synonyme de "cependant".

• Une conclusion :

  • En définitive : Signifie "tout bien considéré" (surtout à l'oral).

    En définitive, il a déclaré que nous ne sortirions pas avant 16 heures.

  • Enfin : Marque la conclusion des idées émises dans les rapports.

    Enfin, je suis dans l'impossibilité de créer un nouveau poste.

  • Pour toutes ces raisons : Montre que la conclusion est liée à la démonstration précédente.

    Pour toutes ces raisons, nous avons le regret de vous refuser cette indemnité.

Les formules de politesse

Simple usage de courtoisie, elle doit être neutre et peut faire référence à la fonction du destinataire.

• Exemples :

  • Nous vous prions d'agréer, Maître, ...

  • Nous vous prions d'agréer, Monsieur le Maire, ...

  • Nous vous prions de croire, Monsieur, à l'assurance de nos sentiments les meilleurs.

  • Veuillez agréer, Monsieur, l'expression de mes sentiments les meilleurs.

  • Je vous prie d'agréer, Monsieur, mes salutations distinguées.

Selon la nature du message, la formule peut être :

• Très courtoise : "Bien amicalement.", "Nous restons, Monsieur et Cher Client, cordialement vôtres."

• Courtoise : "Veuillez agréer, Monsieur, nos salutations distinguées."

• Impérative : "Recevez, Monsieur, nos salutations."

• Renforcée par des excuses, regrets ou remerciements : "Avec nos excuses, nous vous prions d'agréer, Monsieur, nos salutations distinguées."

Il doit toujours y avoir concordance entre le sujet de l'apposition et le sujet du verbe.

ATTENTION!

• Les formulations "l'expression de", "agréer", ou "accepter" marquent la considération.

• "L'assurance de..." ne s'emploie pas d'inférieur à supérieur.

• On "exprime" des sentiments ou des hommages.

• On "assure" de ses sentiments ou de sa considération.

• On "agrée" ou on "reçoit" ce qui est extériorisé.

• On "croit à" ce qui n'est pas visible (un sentiment, du respect, du dévouement).

• Employez "croire à" et non "croire en" (formule religieuse).

Choisir le ton juste

La lettre professionnelle, émise au nom d'un groupe, doit avoir un ton neutre. Les mots traduisant des sentiments trop forts sont à rejeter.

• Cette livraison nous a déçus. → Cette livraison ne nous a pas donné satisfaction.

• Nous sommes contents de vous proposer nos services. → Nous sommes satisfaits de vous proposer nos services.

• Ce retard nous ennuie terriblement. → Ce retard compromet notre production.

• Cette lettre est extraordinairement bien rédigée. → Cette lettre est très bien rédigée.

• Nous sommes navrés de cet incident. → Nous vous prions de nous excuser pour cet incident.

Il est parfois nécessaire de modérer le ton de sa lettre.

Éléments permettant de nuancer le ton :

• L'incidente : "Vous aurez, nous le souhaitons, admis notre hypothèse."

• Le conditionnel : "Nous craindrions de vous importuner..."

• L'adverbe d'apaisement : "Vous n'avez peut-être pas touché..."

• La forme impersonnelle : "Il en résulte une baisse sensible..."

• La voix passive : "Ces modifications ont été effectuées..."

• La forme interrogative : "Pouvez-vous nous faire parvenir ces documents...?"

• Le vocabulaire positif : "Il n'a pas rencontré de réussite..." plutôt que "Il a tout perdu..."

• Conditionnel + forme interrogative : "Pourriez-vous accepter de remettre..."

• Conditionnel + forme impersonnelle : "Il semblerait qu'un changement..."

• Forme interrogative + adverbe : "Avez-vous vraiment compris..."

• Conditionnel + forme interrogative + incidente : "Accepteriez-vous, comme nous le souhaitons, que cette collaboration soit permanente?"

• Voix passive + conditionnel + forme interrogative : "Des modifications aussi importantes auraient-elles été appliquées?"

Éviter l'emploi des pronoms relatifs

Les pronoms relatifs (qui, que, quoi, dont, où, lequel, etc.) relient un nom (antécédent) à une proposition relative. Ils peuvent être éliminés pour alléger le texte.

• Remplacer par un adjectif :

  • Ces modalités de paiement présentent des avantages qui sont reconnus par l'ensemble de nos clients. → Ces modalités de paiement présentent des avantages reconnus par l'ensemble de nos clients.

• Remplacer par un adjectif possessif :

  • Les démarches qu'il a effectuées n'ont pas eu un rôle déterminant lors de l'instruction de l'affaire. → Ses démarches n'ont pas eu un rôle déterminant lors de l'instruction de l'affaire.

• Remplacer par une apposition (phrase entre virgules) :

  • Ce salarié qui est un ancien élève d'une école de commerce a demandé à participer à la réorganisation du service commercial. → Ce salarié, ancien élève d'une école de commerce, a demandé à participer à la réorganisation de service commercial.

La fonction de l'image dans les écrits professionnels

L'image est perçue globalement et rapidement, et a plusieurs fonctions :

• Illustration : Présente des concepts ou chiffres complexes (schéma, graphique).

• Mémorisation : Image forte et répétée (logos d'entreprises). La mémorisation des informations liées à l'image est 6 fois supérieure à celle d'un contenu textuel.

• Séduction : Active les émotions du lecteur grâce à la puissance de l'imaginaire.

• Adhésion : Conditionne et pousse à l'action par la répétition (publicité, storytelling).

• Humoristique : Sensibilise, explique et fait comprendre un message (affiches).

L'image est un outil puissant à utiliser dans les communications.

Grille d'autocontrôle

Avant de remettre votre écrit, autoévaluez sa qualité.

Précision

• ☑ Placez en évidence l'objet du document.

• ☑ Mentionnez la date, le nom de l'auteur, éventuellement le numéro.

• ☑ Indiquez le ou les destinataires.

• ☑ Signature de l'expéditeur et sa fonction.

Efficacité

Guidez votre lecteur dans un environnement "tourmenté" par :

• Une rédaction efficace :

  • ☑ Utilisez un vocabulaire adapté à la cible.

  • ☑ Avec un ton adapté à la relation professionnelle.

  • ☑ Selon un déroulement logique (faits, analyse, conclusion).

  • ☑ Adoptez un style clair et concis, sans bavardage ni répétitions.

  • ☑ Adoptez un style direct, utilisez le "vous" plutôt que le "nous".

  • ☑ Utilisez des verbes d'action en abondance.

  • ☑ Utilisez un vocabulaire précis, simple et adapté au destinataire.

  • ☑ Construisez des phrases courtes, mais de longueur et de forme variées.

  • ☑ Une seule idée par paragraphe.

  • ☑ Privilégiez les formules et expressions positives.

  • ☑ Employez des mots de liaison, si besoin.

  • ☑ Évitez les fautes de frappe, d'orthographe et de ponctuation.

Une présentation soignée

• ☑ Vérifiez la lisibilité du document.

• ☑ Pas plus de deux polices différentes par document (variez la taille et le style).

• ☑ Préférez l'interligne simple pour un document court, et 1,5 pour un long rapport.

• ☑ Séparez les paragraphes par au moins deux interlignes.

• ☑ Évitez les lignes "veuves" et "orphelines" (dernière ligne d'un paragraphe isolée en haut de page, première ligne d'un paragraphe isolée en bas de page).

• ☑ Mettez en valeur les informations importantes.

• ☑ Pour un document long, utilisez les méthodes des journalistes (titre, chapô, intertitre, encadré).