Syndic BAC2

Le Syndic et la Copropriété en Belgique : Un Guide Essentiel

Le Syndic est une figure centrale dans la gestion d'une copropriété, agissant comme administrateur des parties communes. La copropriété elle-même est un modèle économique qui peut prendre différentes formes d'indivision.

Les Types d'Indivision

• Indivision fortuite (ex. héritage) :
  • Plusieurs personnes sont propriétaires d'un bien.
  • Règle : « Nul n'est censé rester en indivision ». Possible d'y mettre fin unilatéralement.
• Indivision volontaire (ex. achat à plusieurs) :
  • L'adage ne s'applique pas.
  • Sortie possible tous les 5 ans sans justification ou à tout moment si tous sont d'accord.
• Indivision forcée :
  • Liée à l'usage d'un lot (ex. parties communes).
  • Le bien est inaliénable (ne peut être vendu séparément).
  • Nécessite une gestion collective.

La Copropriété avec Personnalité Juridique (ACP)

Organisée par la loi du 30/06/1994 (mise en application 01/08/1995), modifiée en 2010 et 2018 (prime, car impérative).

Conditions Bénéficier de la Loi (Cumulatives) :

1. Posséder un immeuble avec au moins un lot (partie privative).

   Ex. : Tableau montrant un immeuble divisé en lots, confirmant la validation de l'ACP.

2. Disposer de statuts transcrits obligatoirement par un notaire via acte authentique.

   Nul ne peut représenter plus de la moitié du total des copropriétaires.

Si ces conditions ne sont pas remplies, la copropriété est "classique" (sans personnalité juridique et sans AG). Un copropriétaire peut imposer la personnalité juridique aux autres.

Les Documents Fondamentaux

• Acte de base :
  • Division de l'immeuble en lots (acte authentique notarié).
  • Description des parties privatives et communes.
  • Détermine les quotes-parts (fraction de propriété dans les parties communes) selon 3 critères : surface, situation du lot, destination.
  • Quote-part + lot = indissociable.
  • Un géomètre expert établit un rapport motivé pour le calcul des quotes-parts.
  • Les quotes-parts peuvent être révisées si le calcul est jugé faux ou obsolète.
• Règlement de copropriété (RP) :
  • Définit les droits et obligations des copropriétaires (jamais y déroger, porte sur le droit réel).
  • Modalités de répartition des charges (basées sur les quotes-parts).
  • Modalités de recouvrement.
• Règlement d'ordre intérieur (ROI) :
  • Document sous signature privée.
  • Décrit le fonctionnement de la copropriété (AG, seuils de mise en concurrence, modes de convocation).
  • Détaille les missions des organes (Syndic).
  • Réglemente la vie quotidienne de l'immeuble.
  • Ne doit pas être rédigé par un notaire (convention entre copropriétaires).

Les Organes d'une Association des Copropriétaires (ACP)

Il existe 4 organes obligatoires dans une ACP, chacun avec des fonctions et compétences spécifiques.

1. L'Assemblée Générale (AG) :
   • Cœur décisionnel de l'ACP, organe souverain.
   • Décide de toutes les actions (ex: travaux) et suit un formalisme impératif (12 articles de loi).
   • Chaque propriétaire de lot en fait partie (possibilité d'assistance, mandat si indivision).
   • Formalisme des AG :
     • Au moins 1 fois/an (date fixée dans le ROI).
     • AG extraordinaire : Convoquée par le Syndic en cas d'urgence, ou par 1/5 des quotes-parts des copropriétaires (Syndic doit convoquer sous 30 jours).
     • Points à l'ordre du jour : Communiqués 3 semaines avant la quinzaine de l'AG.
     • Délais en jours francs (ex. 15 jours = 17 jours calendaires).
   • Procès-verbal (PV) : Rédigé pendant la séance, signé par le président et le secrétaire. Envoyé dans les 30 jours à tous les copropriétaires.
   • Acteurs d'une AG : Président, Secrétaire, Syndic (pouvoir exécutif, sans voix), Scrutateurs (optionnel pour vérifier les votes).
   • Quorum :
     • Première AG : Plus de la moitié des copropriétaires + 50% des quotes-parts OU 75% des quotes-parts.
     • Seconde AG (si quorum non atteint, min 15 jours après la 1ère) : Peut décider de l'ordre du jour même avec peu de présents.
2. Le Syndic :
   • Personne de référence pour l'exécution des décisions de l'AG.
   • 18 missions obligatoires.
   • Types de Syndic :
     • Non-professionnel : Propriétaire d'une fraction, mandat prend fin à la vente du lot.
     • Professionnel : Inscrit à l'IPI, peut être architecte, géomètre, avocat, notaire, comptable.
   • Contrat obligatoire entre ACP et Syndic (objectifs, délais, préavis).
   • Mandat : Désigné par le promoteur pour la première AG, ensuite choisi par les copropriétaires.
   • Reconduction : Discutée tous les 3 ans par l'AG.
   • Syndic judiciaire/provisoire : Désigné par un juge de paix en cas de carence ou absence de syndic (Art. 89).
     • Syndic judiciaire : absence totale de syndic (décès, démission, vente du lot).
     • Syndic provisoire : syndic en place mais ne remplit pas ses obligations (carence).
   • L'administrateur provisoire de copropriété : Remplace Syndic ET AG dans des situations très graves (ex: immeuble en péril).
   • Obligations du Syndic :
     • Plaquette d'identification sur l'immeuble (sous 8 jours).
     • Inscrit à la BCE (double identification avec l'ACP).
     • Exécuter les décisions de l'AG.
     • Accomplir tout acte conservatoire.
     • Administrer les fonds de la copropriété (comptes distincts).
     • Établir un budget (ordinaire et extraordinaire) joint à la convocation de l'AG.
     • Représenter l'ACP en justice (sous certaines conditions).
     • Communiquer aux occupants (locataires, etc.) les dates d'AG.
     • Transmettre les dossiers au nouveau syndic (sous 30 jours, si non au président de la dernière AG).
     • Organiser l'accès aux documents pour les copropriétaires (transparence).
     • Établir un dossier d'intervention ultérieure (DIU) pour les travaux importants.
     • Rédiger un cahier des charges (pour travaux au-delà d'un certain montant).
     • Liste de contrats (rapport d'évaluation) à soumettre à l'AG.
     • Disposer d'une liste précise des copropriétaires (consultable).
     • Tenir des comptes clairs et précis (décompte composé de 4 parties : relevé frais, répartition, situation comptes copropriétaires, bilan).
     • Proposer un budget annuel à l'AG.
     • Ne peut déléguer ses pouvoirs sans l'accord de l'AG.
     • Ne peut être commissaire aux comptes ni membre du conseil de copropriété.
   • Responsabilité du Syndic :
     • Obligation de moyens (doit tout mettre en œuvre) et non de résultat.
     • En cas de passivité, sa responsabilité peut être engagée.
     • Prescription : 5 ans pour les charges courantes, 10 ans pour les charges de travaux.
3. Le Conseil de Copropriété :
   • Organe obligatoire pour les immeubles de 20 lots ou plus.
   • Composé de copropriétaires élus à la majorité absolue.
   • Rôle principal : contrôler l'activité du Syndic.
   • Peut recevoir des missions déléguées par l'AG (limitées dans le temps, ne peuvent empiéter sur obligations légales des autres organes).
4. Le Commissaire aux Comptes :
   • Vérifie l'état financier et la bonne application des opérations comptables 1 fois par an, avant l'AG.
   • Son rapport est soumis à l'AG pour approbation des comptes.
   • Ne peut faire partie du conseil de copropriété ou être le Syndic.
   • Peut proposer des rectifications, mais c'est le syndic qui les applique.

Le Juge de Paix : Le Magistrat de la Copropriété

• Compétent pour les contestations relatives à la copropriété forcée.
• Exceptions : litiges avec un concierge ou un fournisseur (contrat de subordination).

Actions en Justice

Actions de l'ACP :

• Peut agir en justice pour la sauvegarde des droits relatifs aux parties communes, à leur gestion, modification des quotes-parts ou répartition des charges.
• Doit aviser tous les copropriétaires sans délai.
• Le Syndic peut engager des actions urgentes ou conservatoires (recouvrement de charge sans ratification).
• L'AG prend les décisions de principe pour toutes les demandes judiciaires.
• La ratification (si nécessaire) doit se faire avant la mise en délibéré par le juge.
• L'ACP est représentée par son Syndic, avec un avocat.

Actions en Annulation ou Réformation (Introduites par la loi de 1994, Art. 3.92 CV) :

• Permettent à un copropriétaire ou titulaire de droits réels/personnels d'annuler ou réformer une décision d'AG.
• Doivent être introduites dans les 4 mois. Le juge réforme rarement.

Actions Introduites par la Loi de 2018 (Art. 3.85 CV) :

• Action pour s'opposer à la modification des statuts par le promoteur :
  • Délai de recours de 2 mois.
  • Concerne les modifications avant la réception provisoire des parties communes, justifiées par des motifs techniques ou l'intérêt légitime (sans lourdir les obligations des copropriétaires).
• Action pour désignation d'un administrateur provisoire :
  • Dans des circonstances très graves (immeuble en péril, blocage de l'AG).
  • Toute personne intéressée ou le Syndic (mettant alors fin à son mandat) peut en faire la demande.
• Action pour désignation des membres du conseil de copropriété :
  • Si un conseil est manquant dans un immeuble de 20 lots et plus.
• Droit d'installer des équipements par opérateurs de services (Proximus, etc.) :
  • À titre gratuit dans les parties communes.
  • Description des travaux envoyée 2 mois avant au Syndic.
  • L'ACP peut s'opposer via recommandé sur base d'un intérêt légitime (sous peine de déchéance).
• Modification d'un droit d'usage exclusif :
  • Possible pour des raisons techniques impératives, contre indemnité (majorité des 4/5 de l'AG).
  • Contrôle judiciaire possible.

Gestion Financière de la Copropriété

Deux fonds principaux sont utilisés :

1. Fonds de roulement :
   • Capital de la société, "fond de caisse".
   • Sert à préfinancer les dépenses courantes.
2. Fonds de réserve :
   • Destiné aux travaux importants.
   • Obligatoire pour les copropriétés de plus de 5 ans, à hauteur de 5% des dépenses antérieures.

Ces deux fonds doivent être gérés sur des comptes séparés.

Recouvrement des Charges Impayées

Processus standard :

1. Rappel n°1 (automatique via logiciel comptable, validé par Syndic).
2. Rappel n°2 (plus précis, mentionne les difficultés causées par le non-paiement).
3. Mise en demeure (acte de procédure, de préférence par avocat, selon délais du ROI).

Le respect de ces procédures est essentiel pour convaincre un tribunal.

La copropriété doit provisionner les montants des procédures judiciaires et intégrer les frais de procédure au jugement.

Mutation d'un Lot (Vente)

Le législateur a mis en place des procédures pour informer l'acquéreur :

1. Information précontractuelle (avant compromis ou offre) :
   • Le notaire, l'intermédiaire ou le copropriétaire sortant transmet toutes les informations au futur acquéreur.
   • Le Syndic est tenu de les communiquer sous 15 jours.
2. Informations financières (avant signature de l'acte authentique).

Contenu des informations fournies (Art. 3.94) : Montants des fonds de roulement et de réserve, arriérés éventuels du vendeur, appels de fonds pour le fonds de réserve, procédures judiciaires en cours, PV d'AG des 3 dernières années, décomptes des 2 dernières années, dernier bilan approuvé.

En cas d'absence ou de non-réponse du Syndic :

• Absence : Le cédant doit quand même recueillir les informations (peut solliciter un syndic judiciaire).
• Non-réponse : L'acquéreur peut renoncer à la vente. Si ce n'est pas le cas, le compromis doit le mentionner clairement.

La date déterminante pour le paiement des appels de fonds est celle de l'appel de fonds établi par le Syndic, et non la date de l'AG.

Le Privilège de la Copropriété

Nouveauté de 2018 : La copropriété bénéficie d'un privilège sur les deux dernières années de charges impayées en cas de vente du lot. Ce privilège passe avant de nombreux autres créanciers, offrant une grande certitude de recouvrement.