Processus 7 — SIC et PGI

Les modules consultent une même base, ce qui évite les erreurs et pertes de temps liées aux transferts entre bases séparées.

Collecter les pièces comptables, mémoriser durablement leurs informations, exploiter les données pour produire déclarations et documents de synthèse, puis diffuser les informations aux destinataires concernés.

Son paramétrage nécessite d’analyser et d’adapter les flux d’information ; cette démarche peut amener à revoir et optimiser les processus existants.

Les données saisies dans un module sont accessibles aux autres ; certains flux peuvent être automatisés, sans ressaisie ni transfert manuel.

Ils sont mis en attente de réapprovisionnement, dans le cadre d’un processus distinct.

Il est chiffré parce qu’il s’écrit avec des chiffres, mais non numérique car ces chiffres servent de code d’identification, et non à effectuer des calculs.

Comparer les bénéfices obtenus — incertitude réduite, décisions améliorées, erreurs évitées — aux dépenses de recherche, de traitement, de stockage et de destruction. Elle est rentable si les résultats justifient les coûts engagés.

Examiner sa fiabilité (source et exactitude), son actualité, sa pertinence (adaptation au besoin, précision, complétude), sa disponibilité et son coût, qui doit être justifié par les bénéfices obtenus.

Il recense les acteurs, les événements qui lancent les actions, les actions effectuées, leurs conditions de démarrage, les conditions de production et les objets concrets ou flux d’information générés.

Les métier réalisent directement le bien ou le service ; les support fournissent les ressources nécessaires ; les pilotage coordonnent, contrôlent et assurent la cohérence de l’organisation.

Un ensemble d’activités successives, coordonnées et organisées pour atteindre un résultat. Il transforme des éléments d’entrée en éléments de sortie, mobilise des acteurs internes et externes et traverse plusieurs services.

En interne : l’ensemble du personnel et la direction, notamment les comptables, gestionnaires de paie et trésoriers. À l’extérieur : clients, fournisseurs, institutions financières, État et associés, qui transmettent ou reçoivent des informations utiles.

Il fait circuler l’information entre le pilotage, qui fixe les objectifs, et l’opérationnel, qui transforme les flux physiques, facilitant ainsi le contrôle des opérations selon les objectifs établis.

Le pointage, ou lettrage, des comptes clients et fournisseurs permet de comparer les écritures et de faire ressortir les retards de paiement ainsi que les anomalies.

Les dimensions humaine (acteurs), technologique (matériels et logiciels) et organisationnelle (règles, processus et méthodes), qui interagissent pour gérer l’activité et soutenir les décisions.

Un PGI transmet automatiquement les données du module commercial au module comptable : le comptable peut valider la facture sans ressaisir références ni quantités, et les écritures peuvent être générées sans transfert manuel.

Les premières précisent les conditions de démarrage d’une action, notamment par ET ou OU. Les secondes déterminent les conditions auxquelles ses résultats sont produits, par exemple systématiquement.

Un objet concret ou un flux d’information produit par une action devient l’événement déclencheur de la suivante. Le déroulement se poursuit ainsi d’une étape à l’autre.

Il modélise tout ou partie d’un déroulement pour le documenter, l’analyser et repérer des améliorations possibles. Sa représentation visuelle rend rapidement lisibles les étapes et leur organisation.

Le traitement et l’interprétation lui donnent du sens et la rendent exploitable. Elle devient utile lorsqu’elle réduit l’incertitude, aide à choisir une action et permet d’éviter des erreurs.

Il rend visibles les intervenants et leurs responsabilités, ce qui permet de vérifier la séparation des fonctions et de repérer les risques de fraude.

Il indique que le compte bancaire est à découvert, une situation susceptible d’entraîner des frais élevés. Favoriser les règlements clients au comptant peut aider à l’éviter.