Constitution du dossier individuel du salarié

Aucune carte

Règles, contenu, droits d'accès et conservation des données personnelles des salariés.

Dossier Individuel du Collaborateur : L'Essentiel

La gestion du dossier individuel d'un collaborateur est une tâche clé pour les services RH, encadrée par des règles strictes visant à protéger la vie privée et les données personnelles du salarié.

1. Constitution du Dossier Individuel

1.1. Règles Générales

Chaque nouvelle embauche nécessite la création d'un dossier spécifique, enrichi et actualisé tout au long de la vie professionnelle du collaborateur. [Source 3]
Le dossier peut être dématérialisé (via SIRH), offrant gains de temps et efficacité. [Source 3]
Le contenu et la gestion sont définis par le Code du travail et surveillés par la CNIL. [Source 3]
Respect de la vie privée du salarié. [Source 4]
Seules les informations strictement nécessaires à la gestion du personnel peuvent être collectées. [Source 4]
Les informations doivent avoir un lien direct et

nécessaire avec l'emploi proposé ou l'évaluation des aptitudes professionnelles. [Source 4]

1.2. Contenu Autorisé

Le dossier professionnel peut contenir des données adéquates, pertinentes et non excessives. [Source 4]

Informations d'identité et de contact	Exemples
Noms, prénoms, sexe, date et lieu de naissance	Coordonnées (adresse, téléphone)
Numéro de sécurité sociale	Copie du titre d'autorisation de travail (si besoin)
Copies de diplômes, permis de conduire (si pertinent)	[Source 5]

Informations liées au recrutement : résultats de tests, évaluations, références. [Source 6]
Informations de carrière : dossier de candidature, date et conditions d'embauche, rémunération et modifications, contrat de travail et avenants. [Source 7]
Suivi professionnel : entretiens annuels (dates, objectifs, appréciations), formations effectuées et souhaitées. [Source 6, 7]
Gestion des arrêts de travail : motif, dates, visites médicales de reprise (mais pas l'état de santé). [Source 8]
Volet disciplinaire : sanctions prononcées (sauf faits amnistiés). [Source 9]

Attention : Le dossier ne doit jamais contenir de commentaires excessifs, inappropriés ou subjectifs. Les appréciations doivent être objectives et mesurables. [Source 9, 29]

Exemple : La CNIL a sanctionné des entreprises pour des commentaires désobligeants sur le personnel ("est un crétin", "il pue"). [Source 9]

1.3. Contenu Interdit (en principe)

Origines raciales ou ethniques
Date d'entrée en France, de naturalisation, modalités d'acquisition de la nationalité française
Adresse précédente
Entourage familial, conditions de logement
Opinions politiques, appartenance syndicale
Vie sexuelle, condamnations pénales
Informations relatives à l'état de santé du salarié
Commentaires subjectifs sur la personnalité ou le caractère. [Source 5, 8, 29]

2. Droits du Salarié Concernant son Dossier

2.1. Obligation d'Information

L'employeur doit informer le salarié sur :
- L'identité de la personne gérant son dossier.
- Son droit d'accès et de rectification. [Source 15]
Le salarié doit connaître :
- Quelles informations sont collectées et leur objectif.
- Qui gère son dossier.
- Ses droits d'accès et de rectification. [Source 25]

2.2. Droit d'Opposition

Le salarié peut s'opposer à l'inscription de données personnelles, sauf si le traitement répond à une obligation légale pour l'employeur. [Source 16]

2.3. Droit d'Accès et de Rectification

Tout salarié (ou ancien salarié) a un droit d'accès à ses données, quel que soit le support (papier ou informatique), sans justification, sous réserve de justifier de son identité. [Source 17, 23]
Accès aux informations de recrutement, carrière, rémunération, évaluation, dossier disciplinaire. [Source 17]
Exclusions du droit d'accès : Données prévisionnelles de carrière (sauf si utilisées pour une décision le concernant) et données d'un autre salarié. [Source 17]
L'employeur peut refuser les demandes manifestement abusives, mais doit le prouver. [Source 17]
Le droit d'accès s'exerce sur place ou par écrit avec justificatif d'identité. [Source 18]
Délai de réponse de l'employeur : immédiat si sur place, 2 mois maximum pour une demande écrite. [Source 18]
L'employeur délivre une copie (peut réclamer le coût). En cas de refus, il doit le motiver et indiquer les voies de recours. [Source 18]
Le salarié a aussi un droit de rectification pour corriger les inexactitudes. [Source 19]

3. Durées de Conservation des Données (RGPD)

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), applicable depuis le 1er janvier 2019, renforce et harmonise la protection des données personnelles. [Source 20]
Non-conformité = risque de sanctions administratives lourdes (amendes jusqu'à 4% du CA annuel mondial). [Source 20]
Principe : Durée de conservation limitée. [Source 21]

Type de document	Durée de conservation
Bulletins de paie	5 ans
Registre unique du personnel	5 ans après le départ du salarié
Contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite	5 ans
Charges sociales et taxe sur les salaires	3 ans
Comptabilisation des jours de travail (forfait)	3 ans
Comptabilisation des horaires, astreintes et compensations	1 an
Dossier de candidature (issue négative)	2 ans après le dernier contact (si pas de demande de destruction ou accord formel de conservation plus longue)
Données relatives à un employé	Le temps de sa présence dans l'organisme

Rappel CNIL : Pour les candidatures non retenues, informer le candidat de la conservation du dossier pour lui permettre d'en demander la destruction. [Source 21]

4. Conséquences de la Non-Conformité

Entreprises comme Leroy Merlin, Decathlon ou la SNCF ont été épinglées pour fichage illégal. [Source 28]
Le Code du travail (Art. L1222-4) exige que toute collecte d'information personnelle soit portée à la connaissance du salarié. [Source 29]
Les sanctions de la CNIL incluent avertissements, amendes et transmission du dossier à la justice. [Source 30]
Le salarié peut engager une procédure aux Prud'hommes pour préjudice, voire être réintégré en cas de licenciement abusif lié à un fichage illégal. [Source 30]

5. L'Essentiel à Retenir

Le dossier individuel professionnel doit respecter la vie privée et ne contenir que des informations pertinentes pour la gestion du personnel. [Source 27]
Le salarié doit être informé des données le concernant et jouit d'un droit d'accès et de rectification. [Source 27]
La durée de conservation des informations est strictement limitée dans le temps. [Source 27]
Le RGPD impose des normes rigoureuses avec des sanctions élevées en cas de non-respect. [Source 20]

Lancer un quiz

Teste tes connaissances avec des questions interactives