Administration et Juridique des RH

Synthèse sur l'administration des salariés, conçue comme une fiche de révision pour une consultation rapide et efficace.

Gestion Individuelle du Personnel : de l'Embauche à la Sortie

1. Processus d'Embauche

• Documents à demander au candidat :

  • Essentiels : Carte d'identité, Carte vitale (ou attestation), RIB.

  • Selon le poste : Diplômes, permis, habilitations, casier judiciaire, permis de conduire.

• Déclarations obligatoires de l'employeur :

  • DPAE (Déclaration Préalable à l'Embauche) : OBLIGATOIRE avant l'embauche. C'est une démarche unique auprès de l'URSSAF.

    • Quand : Au plus tôt 8 jours avant, et au plus tard le dernier jour ouvrable avant l'embauche.

    • Sanction : 1 095 € en cas de non-respect.

    • Permet : Immatriculation à la SS, affiliation à l'assurance chômage, adhésion à un service de santé au travail.

  • DSN (Déclaration Sociale Nominative) : Déclaration mensuelle pour les entreprises de plus de 50 salariés.

  • Registre unique du personnel : Obligatoire pour toutes les entreprises. Doit contenir les informations d'identification des salariés, dates d'entrée/sortie, type de contrat. À conserver 5 ans après le départ du salarié.

  • Affiliation à une caisse de retraite complémentaire : AGIRC (cadres) et ARRCO (tous salariés).

  • Mutuelle d'entreprise : Obligatoire de proposer une couverture santé collective à tous les salariés depuis 2016.

  • Visite d'Information et de Prévention (VIP) : Obligatoire dans les 3 mois suivant l'embauche.

  • Salariés étrangers : L'employeur doit vérifier l'autorisation de travail auprès de la préfecture (sauf pour les ressortissants de l'UE/EEE/Suisse).

2. Dossier du Personnel

• Objectif : Assurer une traçabilité de l'entrée à la sortie du salarié. Pas obligatoire mais fortement conseillé.

• Contenu : Contrats, avenants, DPAE, évaluations, sanctions, documents de sortie. Attention : Ne doit contenir que des faits professionnels, sans jugement de valeur.

• Conservation des documents :

  Document	Durée de conservation
  Bulletins de paie	5 ans
  Registre unique du personnel	5 ans après le départ du salarié
  Documents sur les contrats, salaires, primes...	5 ans
  Documents sur les charges sociales	3 ans

3. Rupture du Contrat de Travail

• Causes principales : Démission, rupture conventionnelle, licenciement, fin de CDD, départ à la retraite, décès.

• Modes de rupture :

  • Démission (CDI) : Volonté claire et non équivoque du salarié.

  • Rupture conventionnelle (Amiable) : Accord mutuel entre employeur et salarié. Uniquement pour les CDI.

  • Licenciement : Initiative de l'employeur pour motif économique, disciplinaire (faute simple, grave, lourde) ou non disciplinaire (inaptitude).

• Documents à remettre au salarié à sa sortie :

  1. Certificat de travail

  2. Attestation France Travail (anciennement Pôle Emploi)

  3. Solde de tout compte

Gestion du Temps de Travail et des Absences

1. Temps de Travail

• Durées légales et maximales :

  • Légale : 35h/semaine.

  • Max journalière : 10h.

  • Max hebdomadaire : 48h (ou 44h en moyenne sur 12 semaines).

• Repos : Repos quotidien de 11h consécutives et hebdomadaire de 24h consécutives.

• Heures supplémentaires et complémentaires :

  	Heures Supplémentaires (Temps plein)	Heures Complémentaires (Temps partiel)
  Définition	Au-delà de 35h/semaine.	Dans la limite de 1/10e ou 1/3 (si accord) de la durée du contrat.
  Majoration	+25% (36e à 43e heure), +50% au-delà.	+10% (dans la limite de 1/10e), +25% au-delà.

2. Absences

• Types courants : Congés payés (2,5 jours/mois), maladie, maternité/paternité, accident du travail, congés pour événements familiaux.

• Absence maladie : Le salarié doit informer l'employeur et justifier sous 48 heures via un certificat médical.

• Accident du travail : L'employeur doit faire la déclaration sous 48 heures.

• Absence injustifiée : Peut constituer une faute et mener à une sanction (ex: abandon de poste).

• Congés pour événements familiaux (minimum légal) :

  • Mariage du salarié : 4 jours

  • Naissance : 3 jours

  • Décès du conjoint/partenaire : 3 jours

  • Décès d'un enfant : 12 jours (ou 14 si < 25 ans) + congé deuil de 8 jours.

Gestion Collective du Personnel

1. Instances Représentatives du Personnel (IRP)

• CSE (Comité Social et Économique) :

  • OBLIGATOIRE pour les entreprises de 11 salariés et plus depuis le 1er janvier 2020.

  • Il fusionne les anciennes instances : Délégués du Personnel (DP), Comité d'Entreprise (CE) et CHSCT.

  • Ses missions et sa fréquence de réunion varient selon l'effectif de l'entreprise.

• CSSCT (Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail) :

  • Instance du CSE, remplace le CHSCT.

  • Obligatoire dans les entreprises de 300 salariés et plus et dans les sites à risque.

2. Bilan Social et Indicateurs RH

• Bilan Social :

  • Document chiffré sur la situation sociale de l'entreprise sur 3 ans.

  • Obligatoire pour les entreprises de 300 salariés et plus.

  • Pour les entreprises de 50 à 299 salariés, il est remplacé par la BDESE (Base de Données Économiques, Sociales et Environnementales).

• Indicateurs RH clés (KPI) :

  • Taux d'absentéisme : (Total jours d'absence / Total jours théoriques travaillés) x 100. Révèle le climat social.

  • Taux de turnover (rotation du personnel) : ([(Entrées + Départs) / 2] / Effectif moyen) x 100. Indique la stabilité de l'emploi.

  • Masse salariale : Total des salaires bruts + charges patronales. Permet de piloter les coûts.

  • Pyramide des âges : Analyse la structure générationnelle et anticipe les départs en retraite.

Droit du Travail et Cadre Légal

1. Hiérarchie des Normes

Le principe de faveur s'applique : en cas de conflit entre plusieurs textes, la disposition la plus favorable au salarié est retenue.

1. Constitution et traités internationaux/européens

2. Lois et règlements (Code du travail)

3. Conventions et accords de branche

4. Accords d'entreprise

5. Règlement intérieur

6. Contrat de travail

2. Règlement Intérieur

• Document fixant les règles d'hygiène, de sécurité et la discipline.

• Obligatoire dans les entreprises de 50 salariés et plus.

• Doit être soumis à l'avis du CSE, communiqué à l'inspection du travail et déposé au greffe du conseil de prud'hommes.

3. Procédures Disciplinaires

• Types de fautes :

  • Faute simple : Ne justifie pas la rupture immédiate du contrat.

  • Faute grave : Rend impossible le maintien du salarié dans l'entreprise (départ immédiat).

  • Faute lourde : Faute grave avec intention de nuire à l'employeur.

• Délais de procédure :

  • L'employeur a 2 mois pour engager la procédure après avoir eu connaissance de la faute.

  • La sanction doit être notifiée entre 2 jours et 1 mois après l'entretien préalable.

4. Contrat de Travail

• Modification : Tout changement d'un élément essentiel (rémunération, durée du travail, qualification) nécessite la signature d'un avenant.

• Période d'essai maximale (CDI) :

  • Ouvriers/Employés : 2 mois

  • Techniciens/Agents de maîtrise : 3 mois

  • Cadres : 4 mois