Gestion de projets événementiels

La gestion de projet événementiel et entrepreneurial implique une démarche structurée pour atteindre des objectifs spécifiques, souvent avec des contraintes de temps et de ressources.

Conduite de Projet Événementiel

La gestion de projet en mode projet rassemble des collaborateurs, parfois d'équipes différentes, autour d'un objectif commun. Le management n'est plus strictement vertical mais favorise la coordination et l'harmonisation des tâches.

Objectifs Pédagogiques Clés

• Déterminer les stratégies de prestation, de tarification et de commercialisation.
• Développer une organisation commerciale centrée sur le client.
• Modéliser les processus de soutien, de production et de pilotage.
• Prendre des décisions d'externalisation judicieuses.
• Définir une implantation optimale par rapport au marché.
• Choisir le régime juridique et fiscal adapté à l'entreprise de services.
• Assurer une veille commerciale et marketing constante.
• Contrôler la pertinence des offres par rapport au marché.
• Analyser l'évolution des besoins clients pour ajuster les prestations.

Principes de la Gestion de Projet

La gestion de projet couvre l'ensemble des outils, techniques et méthodes qui permettent au chef de projet et à l'équipe de conduire, coordonner et harmoniser les diverses tâches exécutées dans le cadre du projet, afin qu'il satisfasse aux besoins explicites et implicites pour lesquels il a été entrepris.

• Organisation en équipe avec un chef de projet.
• Mise en place d'actions simultanées et de ressources avec un timing et un ordre précis.
• Coordination multiple d'intervenants internes et externes.
• Respect du planning et du timing vers une date limite.

Analogies de la Gestion de Projet

• Sport Collectif: La force du groupe (empowerment) pour atteindre l'objectif.
• Decathlon: Intégration de compétences multiples, internes et/ou externes.
• Course contre la montre: Objectif avec une échéance stricte.

La Gestion des Projets Événementiels

La gestion de projets événementiels est la coordination des différentes étapes et ressources nécessaires à la réalisation de tout type d'événements (d'entreprise, commerciaux, sportifs, culturels, promotion d'artistes, street marketing, mariages).

• L'événement est un outil stratégique lié au développement.
• Vecteur d'image et d'image de marque.
• Vecteur de notoriété.
• Vecteur de promotion et de développement commercial de produits et services.
• Vecteur de cohésion managériale.
• Vecteur de politique RSE/Développement durable.

La communication événementielle se positionne selon différents mondes:

• Monde professionnel (organisateur ou partenaire): Volonté de développer ses produits et services.
• Monde médiatique et digital (organisateur ou partenaire): Volonté de développer de l'audience.
• Monde associatif et citoyen (organisateur ou partenaire): Volonté de diffuser ses idées ou valeurs.
• Monde politique (organisateur ou partenaire): Volonté de vendre un territoire.

Acteurs et Segmentations

Les acteurs de l'événementiel incluent des agences événementielles, des cabinets conseil, des intégrateurs logistiques, des fournisseurs de sites et services (sécurité, son, lumière, restauration, animation, communication).

Objectifs de la Communication Événementielle

• Vecteur d'image et de marque.
• Vecteur de notoriété.
• Vecteur de promotion et de développement commercial.
• Vecteur de cohésion managériale.
• Vecteur de politique RSE/Développement durable.

Cibles et Format Événementiel

• Cibles visées: B2B, B2C, salariés/actionnaires.
• Format événement: Typologie du message, impact du message, charte et paramétrage de l'événement.
• Lieu et Date.

Typologie MICE Travel

MICE est un acronyme signifiant Meetings, Incentives, Conferences, Exhibitions. Il désigne un segment du tourisme d'affaires.

• Meetings (Réunions): Réunions d'entreprises, séminaires, lancements de produit, road shows.
• Incentive (Motivation): Voyages ou journée de récompense, team building, séminaires de motivation ou de performance, séminaires d'intégration.
• Conférences/Conventions: Salons, conférences, forums, foires, colloques, symposiums, conventions d'affaires.
• Exhibitions/Events (Expositions/Événements): Festivals, stand-up, manifestations, sommets, événements grand public.

Segmentations par Type d'Événement

	Grand Public	Professionnel
Meeting		X
Incentive		X
Congrès/Conférence		X
Exhibition/Event	X	X

Les événements peuvent être:

• One Shot ou Reconduisible-Duplicable.
• De portée locale, régionale, nationale, internationale, universelle.
• Sous différents formats: Durée, Présentiel-Hybride-Digital.

Méthodologies et Étapes de Projet

Le choix d'une méthodologie de gestion de projet (Waterwall, Agile, Scrum, Prince2, Chaîne critique) dépend de plusieurs facteurs:

• La taille de l'équipe et sa manière de travailler.
• Le secteur d'activité (stabilité versus évolution rapide).
• L'orientation du projet (importance accordée aux individus par rapport à la productivité).
• La complexité des projets.
• Le niveau de spécialisation des rôles.
• La taille de l'organisation.

Étapes du Projet

1. Définition du Projet

   • Un nom, un titre, un slogan, une marque.
   • Objectifs et environnement: Stratégiques (développement, cibles, positionnement, RSE) et opérationnels (financiers, humains, produits, clients, organisation).
   • Parties Prenantes (registre): Acteurs internes (salariés, dirigeants, actionnaires) et externes (clients, fournisseurs, voisins, investisseurs, concurrents, société civile et politique).
   • Date DLC et échéances: Date impérative, échéance idéale ou espérée.
   • Charte Projet (ou Kick Off).

2. Paramétrage Projet

   • Choix du chef de projet et du comité de pilotage (comex).
   • Prérogatives: Ressources humaines et financières (équipe interne et externe, clients, budget global, investisseurs).
   • Objectifs cachés: Ce qui ne peut être diffusé à toutes les parties prenantes.

3. Séquençage du Projet

   • Choix du modèle de projet, découpage en séquences et ordre de développement avec notions d'interactions et de priorisation.
   • Rétroplanning Gantt.
   • Outils de contrôle: délais, coûts, qualité (KPI intermédiaires, courbe en S).
   • Adaptation: Scénarios d'adaptation ou d'abandon.
   • Communication (plan): Interne et externe (choix du responsable, canaux, contenus).
   • Plan de Projet.

4. Conclusion et Évaluation

   • Évaluation des objectifs: Coûts, qualité, délais, KPI, résultats financiers et commerciaux.
   • Retour d'expérience: Équipe et parties prenantes (feedback, enquêtes de satisfaction).
   • Nouveau projet (Phase post-mortem).

Modèles de Projet

• Waterfall (Méthode en cascade):

  Processus linéaire où les activités s'enchaînent séquentiellement. Chaque tâche doit être terminée avant de commencer la suivante. Idéal pour les projets de grande envergure avec de nombreuses parties prenantes, nécessitant une communication claire.

• Agile:

  Méthodologie de management de projet encourageant la collaboration, la rapidité de mise en œuvre, l'approche itérative et l'adaptation aux données. Valorise les individus. Souvent utilisée pour des projets à mono-objectif sans trop d'intervenants externes.

• Scrum:

  Méthode basée sur des "sprints" courts (1 à 2 semaines) gérés par des équipes de maximum 10 personnes. Les tâches ne sont pas dépendantes. Implique un Scrum Master pour animer les réunions quotidiennes et les rétrospectives. Adapté aux projets avec des sprints, nécessitant un chef de projet leader fort.

• PRINCE2 (Projects IN Controlled Environments):

  Méthode structurée en 7 étapes, issue du gouvernement britannique pour les projets informatiques. Convient aux grands projets d'entreprise impliquant de nombreuses parties prenantes. Les 7 étapes: Élaborer, Diriger, Initialiser, Contrôler, Gérer la livraison, Gérer une limite de séquence, Clore le projet.

• Chaîne Critique:

  Proche du chemin critique mais avec un niveau de détails plus élevé. Vise à améliorer la productivité et l'efficacité des équipes en reliant les tâches aux objectifs du projet. Convient aux équipes de toutes tailles pour résoudre les problèmes d'efficacité à l'échelle des projets. Contrôle du timing et de la qualité.

Parties Prenantes et Gouvernance

Théorie des Parties Prenantes (Stakeholder Theory)

La théorie des parties prenantes est une théorie de la gestion organisationnelle et de l'éthique des affaires qui prend en compte les multiples groupes concernés par les entités commerciales telles que les employés, les fournisseurs, les communautés locales, les créanciers.

Définition des Parties Prenantes (Stakeholders)

Ensemble des personnes et des organisations qui ont quelque chose à voir avec le projet. Soit elles sont directement impliquées dans la conduite des opérations, soit elles sont impactées par la problématique de départ, par le choix ou la mise en œuvre des solutions ou les conséquences des objectifs.

Ces acteurs clés se situent aussi bien en interne qu'en externe.

Parties Prenantes Internes

• Le Commanditaire (demandeur ou client interne): Le premier concerné.
• Le Sponsor du projet: Le parrain / responsable du projet.
• Les Utilisateurs / Services impactés: Ceux concernés directement par les livrables (force de vente pour un CRM, par exemple).
• La Direction: Pouvoir décisionnel et de contrôle.
• L'Équipe projet: Chef de projet et membres.
• Les Services supports: Comptabilité, logistique, RH, informatique.
• Les Actionnaires: En attente de performance et valorisation du patrimoine.
• Les Autres experts: Conseils ponctuels.
• Les Syndicats et représentants du personnel: Défense des intérêts des salariés.

Parties Prenantes Externes

Ces éléments sont souvent analysés via les variables pivot PESTEL.

• Les Clients: Directement ou indirectement impactés par le produit/service ou l'organisation.
• Les Fournisseurs: Matières, prestations, main d'œuvre.
• Les Organismes publics: Cadre juridique précis.
• Les Communautés d'utilisateurs, de fans.
• Les Organismes associatifs: Associations diverses, ONG.
• Les Partenaires financiers (sponsors): Exigences de rentabilité et sécurisation des ressources.

Analyse des Parties Prenantes

1. Identifier les parties prenantes: Charte du projet, variables pivot PESTEL (externe), forces et faiblesses du projet (interne).
2. Échanger directement au cours d'un entretien.
3. Recueillir l'avis de collègues ou d'une autre partie prenante.
4. Analyser la documentation projet (pré-projet, étude d'opportunité, étude de faisabilité, analyse de risque).

Matrice Pouvoir/Intérêt des Parties Prenantes (PMBOK®)

Permet de classer les parties prenantes selon leur niveau de pouvoir et d'intérêt dans le projet, afin de mieux gérer leur engagement.

Pilotage et Gouvernance de Projet

La gouvernance de projet définit les règles du jeu et contrôle les valeurs et objectifs.

• Comité Stratégique (COSTRA)
• Comité de Pilotage (COPIL)
• Comité Opérationnel (COTECH)
• Registre des Parties Prenantes
• Structure globale, équipes et chefs.
• Schéma de pilotage et de gouvernance.
• Plan de communication en fonction du registre des parties prenantes.

Comités de Gouvernance

Malgré un chevauchement avec la gestion de projet, la gouvernance se concentre sur le "gouverner, diriger, guider, contrôler, réguler, influencer".

• Comité Stratégique (COSTRA): Décide des orientations stratégiques.
• Comité de Pilotage (COPIL): Définit et valide les choix stratégiques du projet (objectifs, périmètres, dates clés, allocation budgétaire, négociation contractuelle). Le directeur de projet (Project Manager Officer - PMO) informe les membres et propose des ajustements.
• Comité Technique (COTECH): Décide des orientations techniques (si nécessaire).
• Comité de RUN (CORUN): Gère le déroulement opérationnel pour les projets longs.

Exemple des JO 2024, avec leurs comités organisateurs:

• Conseil d'Administration: Administre le Comité d'organisation, regroupe les membres fondateurs (CNOSF, Ville de Paris, État, Région Île-de-France, etc.).
• Comité d'Audit: Analyse la gestion de Paris 2024, formule des recommandations pour la soutenabilité budgétaire et le suivi comptable.
• Comité d'Éthique: Supervise la politique éthique, veille au respect des valeurs et à la prévention des conflits d'intérêt.
• Comité des Rémunérations: Examine et valide la politique salariale, s'appuyant sur des analyses indépendantes du marché du travail.

Méthode de Mise en Place de la Gouvernance

La gouvernance d'un projet définit les règles du jeu et en contrôle les valeurs et objectifs.

1. Connaître l'étendue du projet et identifier les parties prenantes et décideurs.
2. Définir les outils de contrôle et de suivi (KPI, suivi budgétaire, contrôle qualité/délais/coûts).
3. Intégrer le PMO (Project Manager Officer ou directeur de projet) et l'équipe projet.
4. Identifier et intégrer des experts externes.
5. Décider du processus de gouvernance (réunions, processus des décisions).

• Le Scrum Master, dans le cadre agile, est responsable d'animer les cérémonies clés, de gérer le sprint backlog et les user stories.

Matrices de Criticité et Risques

Les matrices de criticité permettent de mesurer la probabilité et l'impact des risques pour mieux les gérer.

Audits Qualité

Méthodes de vérification et de contrôle dans le cadre de systèmes de management (qualité, environnement, intégré - QSE). Basés sur des référentiels (normes ISO, référentiels internes, réglementations).

• Audit Processus: Limité à un ou quelques processus (ex: 1 à 3 processus par audit, basé sur ISO 9001, 14001, etc.).
• Audit Système: Concerne l'ensemble du système de management de la qualité (tous les processus, produits et production).
• Audit Externe: Réalisé par une personne externe qualifiée (audits de seconde et troisième partie).

ISO 31000 - Norme de Gestion des Risques

Famille de normes qui fournit des principes et des lignes directrices pour le management des risques, ainsi que des processus de mise en œuvre stratégique et opérationnelle. Elle vise à garantir les résultats et la réputation de l'organisation sur le long terme en détectant les opportunités en plus d'analyser les risques.

Facteurs Aggravants des Risques

• Externalisation:
  • Des processus (distribution indirecte, outsourcing).
  • Des ressources humaines (délocalisation, ubérisation).
  • De la donnée (cloud, sous-traitance).
• Pénurie:
  • Dans la chaîne de production (manque de matières premières).
  • Dans la demande (décroissance, bashing de clients).
  • Dans les ressources et compétences humaines.
• Accroissement de Facteurs Exogènes Globaux:
  • Image et réputation.
  • Environnement mondial (crises géopolitiques).
  • Risques sanitaires.
  • Crises climatiques.
  • Lois et règlements.

Plan de Communication

Un plan de communication en gestion de projet définit la manière dont les informations sont communiquées aux parties prenantes (qui reçoit quoi, quand et comment). Il est crucial pour contrôler la perception du projet et fédérer autour de celui-ci.

Objectifs et Éléments du Plan

• But ou objectifs de communication: Tenir informées les parties prenantes, les sensibiliser aux avantages du projet.
• Informations sur les parties prenantes et leurs rôles.
• Types d'informations à partager.
• Méthodes utilisées pour communiquer (outils).
• Fréquence des communications.

Étapes de Construction du Plan d'Action

1. Choisir un format: Plateforme facilitant les retours et le partage.
2. Fixer un objectif de communication: Mettre par écrit l'objectif principal.
3. Identifier les parties prenantes: Recenser celles avec lesquelles communiquer (internes/externes).

Tableau Récapitulatif du Plan de Communication Projet

Structure pour organiser la communication:

Groupe cible	Objectif de communication	Type d'information	Moyen de transmission	Période / Fréquence	Responsable de l'action de com
Direction Générale, Direction Business Unit, Direction Site	Justification de l'avancement et des investissements, utilisation des ressources, résultats intermédiaires	Rapport	Toutes les 2 semaines	Champion
Équipe projet	Tâches à réaliser, soutien de la Direction, résultats obtenus	Espace des fichiers partagés	Quotidien	Chef de Projet (GB/BB)
Équipe(s) autre(s) projet(s) Lean Six Sigma	Avancement, difficultés, partage des ressources communes	Réunion Excellence Opérationnelle	Tous les 2 mois	Champion / MBB
Encadrement	Justification de l'avancement, utilisation des ressources, résultats intermédiaires	Document par "mail"	Toutes les 2 semaines	Chef de Projet (GB/BB)
Contremaîtres & Chefs d'Ateliers	Justification de l'avancement, utilisation des ressources, résultats intermédiaires	Affichage, présence ponctuelle aux réunions opérationnelles	Hebdomadaire	Chef de Projet (GB/BB)
Tout le personnel	Explication du projet, planning, résultats obtenus	Affichage / Écran à l'entrée du personnel, dépliant	Hebdomadaire pour affichage, fin de phase pour dépliant	Chef de Projet (GB/BB)

Phases de la Communication Projet

• Charte Projet: Sensibiliser, influencer, faire du lobbying.
• Paramétrage Projet: Mobiliser, adhérer, motiver.
• Plan de Projet / Clôture Projet: Appropriation, intégration.

Le plan de communication doit être

• Évolutif
• Adapté aux cibles
• Évalué

Synthèse en 4 Étapes Clés du Projet

1. Définition du Projet

   • Nom du projet, objectifs & périmètre.
   • Registre des parties prenantes, dates limites.
   • Gouvernance et charte projet.

2. Paramétrage Projet

   • Chef et équipe, modèle de projet.
   • Ressources humaines et financières.
   • Choix de l'équipe interne et externe.

3. Séquençage et Pilotage

   • Planning et échéances (rétroplanning).
   • Outils de contrôle et d'adaptation.
   • Plan de communication (interne et externe).

4. Évaluation et Clôture

   • Évaluation du projet.
   • Retour d'expérience (équipe et parties prenantes).
   • Clôture et lancement d'un nouveau projet.

Le plan de communication est un outil dynamique pour informer, convaincre, influencer et fédérer les parties prenantes autour du projet, géré par le pilote ou la gouvernance en cas de crise, via divers outils (médias, presse, événementiel, lobbying) à chaque étape clé du projet.